Quản lý thời gian là gì? Các công cụ quản lý thời gian được nhiều người sử dụng

Quản lý thời gian là một kỹ năng cơ bản mà ai cũng cần có. Đây là yếu tố giúp bạn có thể giải quyết công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả. Với người thành công, họ luôn biết cách quản lý và sử dụng thời gian của mình một cách tốt nhất. Là một sinh viên hay người đang đi làm, việc tìm hiểu cách quản lý quỹ thời gian sẽ mang lại nhiều lợi ích cho bạn đấy.

Quản lý thời gian là gì?

Quản lý thời gian là một kỹ năng giúp bạn có thể sử dụng thời gian hiệu quả. Khái niệm này dùng để nói về kế hoạch tổ chức thời gian biểu với những hoạt động, nội dung cụ thể. Tùy vào mỗi cá nhân mà mức độ chi tiết trong khâu quản lý thời gian sẽ khác nhau. Việc xây dựng kế hoạch thời gian giúp bạn tạo giới hạn đối với từng dự định mình muốn làm.

Quản lý thời gian là gì?

Quản lý thời gian không đảm bảo giúp bạn làm được nhiều công việc cùng một lúc. Tuy nhiên chúng đảm bảo vệ sự hoàn thiện và kết quả tối ưu nhất với từng việc được thực hiện. Tạo dựng thói quen quản lý thời gian sẽ giúp mọi người sống có trách nhiệm và biết xây dựng một nếp sống khoa học, ý nghĩa và hiệu quả hơn.

Việc quản lý thời gian không khó nhưng cũng không dễ. Để xây dựng quỹ thời gian hợp lý, mỗi cá nhân cần phải xác định chính xác mục tiêu trong ngày, trong tuần hay trong tháng của mình. Dựa vào đặc điểm, tính chất của từng công việc mà có sự phân phổ thời gian hợp lý. Điều này sẽ giúp tâm lý bạn được thoải mái, không căng thẳng, kết quả nhận lại tốt.

Quản lý quỹ thời gian trở thành một kỹ năng mà bất kỳ ai cũng cần có. Đặc biệt với những người làm tại chốn công sở, kỹ năng này sẽ giúp bạn nâng cao hiệu suất làm việc hơn rất nhiều.

Kỹ năng quản lý thời gian mang lại những giá trị gì?

Dù là học tập hay công việc, khả năng quản lý thời gian đều có ý nghĩa rất quan trọng. Chúng mang lại cho bạn những lợi ích rất lớn, đảm bảo kết quả nhận lại luôn là tốt nhất. Đây cũng là lý do chúng được xem là năng lực cần có ở môi người khi làm việc tại một môi trường lớn. Vậy kỹ năng quản lý thời gian mang lại những giá trị gì bạn có biết?

Kỹ năng quản lý thời gian mang lại những giá trị gì?

Nâng cao hiệu suất làm việc

Khi làm việc không có thời gian biểu cụ thể, tâm lý của chúng ta thường khá “ì ạch”. Nguyên do là khối lượng công việc lớn khiến nhiều người phân vân không biết bắt đầu từ đâu. Không có thời gian giới hạn làm mọi người lơ là và kéo dài công việc hơn. Từ đó, số lượng công việc hoàn thành mỗi ngày không đảm bảo được chỉ tiêu đặt ra ban đầu.

Việc quản lý quỹ thời gian sẽ giúp bạn đặt ra giới hạn thời gian trong từng công việc. Áp lực về thời gian sẽ buộc khiến bạn phải tập trung cao độ và cố gắng hoàn thành công việc đúng thời gian hơn. Tất nhiên để làm được điều này bạn cũng phải có tinh thần tự giác cao hơn. Nhờ vậy, công việc sẽ được hoàn thành đúng thời gian mà vẫn đảm bảo chất lượng.

Tại môi trường công sở, những người biết quản lý quỹ thời gian luôn chiếm ưu thế hơn. Nguyên do là bởi họ không chỉ hoàn thành đúng hạn mà công việc cũng có kết quả rất tốt. Điều này cũng giúp họ nhận được sự tín nhiệm của cấp trên, đối tác và có nhiều cơ hội thăng tiến hơn trong tương lai.

Nâng cao hiệu suất làm việc

Làm giảm bớt áp lực 

Công việc quá nhiều nhưng không biết bắt đầu từ đâu, thói quen nước đến chân mới nhảy, … tất cả đều tạo nên áp lực công việc với mỗi người. Việc áp lực và chỉ cố làm cho xong deadline sẽ khiến bạn dễ đưa ra những quyết định sai lầm. Chưa kể, khi kết quả nhận lại không tốt, bạn cũng sẽ dễ bị khiển trách và nản lòng với công việc.

Những áp lực trên xuất phát từ việc bạn chưa thể kiểm soát tốt quỹ thời gian của mình. Tưởng không quan trọng nhưng điều này lại tác động rất lớn đến tinh thần làm việc của mỗi người. Do đó, để tránh áp lực deadline, luôn vui vẻ hơn khi làm việc, hãy bắt đầu hình thành thói quen quản lý quỹ thời gian từ những bước đơn giản nhất.

Khi biết cách quản lý quỹ thời gian, mọi vấn đề về công việc, cuộc sống đều sẽ nằm trong tầm kiểm soát của bạn. 

Cải thiện thói quen xấu, tạo thêm động lực cho mỗi cá nhân

Khi không quản lý quỹ thời gian, bạn cũng sẽ bỏ qua việc sắp xếp, tổ chức công việc. Khi mọi thứ quá dồn dập, bạn sẽ dễ bị hoảng loạn và không biết bắt đầu từ đâu, như thế nào. Điều này lâu dần sẽ hoàn thành thói quen xấu và khiến bạn khó có thể tham gia môi trường làm việc nhóm. 

Cải thiện thói quen xấu, tạo thêm động lực cho mỗi cá nhân

Không chỉ thiếu linh hoạt trong tổ chức công việc, không quản lý thời gian cũng sẽ khiến bạn trở nên thụ động và thiếu định hướng hơn. Lâu dần, chúng sẽ khiến bạn ì ạch và chán nản với công việc hiện tại. Tất nhiên, điều này sẽ khiến bạn mất điểm trầm trọng trong mắt người quản lý hay đơn giản là những đồng nghiệp. cộng sự.

Khi hình thành ý thức quản lý quỹ thời gian, những thói quen xấu của bạn cũng sẽ không còn nữa. Ngược lại, công việc được xử lý tốt sẽ khiến bạn phấn khích và vui vẻ hơn. Nhận được lời tán dương giúp bạn có thêm động lực làm việc, không còn áp lực. Mặc dù thời gian đầu hoạt động theo thời gian biểu là không dễ. Tuy nhiên chúng chỉ mất một thời gian ngắn mà thôi.

Cách quản lý thời gian hiệu quả

Cách quản lý quỹ thời gian hiệu quả là kỹ năng mà ai cũng nên học. Nhất là các bạn sinh viên và những người đang đi làm thì đây là một yếu tố không thể bỏ qua. Ngày nay, có rất nhiều cách để giúp bạn quản lý quỹ thời gian của mình. Tuy nhiên tiêu biểu nhất vẫn là sử dụng các phương pháp được đánh giá cao là:

Cách quản lý thời gian hiệu quả

Sổ tay quản lý thời gian

Sổ tay quản lý quỹ thời gian là một sản phẩm được thiết kế đặc biệt, kích thước nhỏ gọn. Khác với những cuốn sổ thông thường, sản phẩm được thiết kế riêng cho phép bạn có thể lập plan một cách khoa học, rõ ràng nhất. Trong một cuốn sổ quản lý thời gian được chia thành nhiều phần khác nhau với từng mục tiêu cụ thể.

Hiện có rất nhiều kiểu mẫu sổ quản lý quỹ thời gian khác nhau. Và một sản phẩm được đánh giá cao là phần thiết kế bao gồm những tiêu chí là:

• Có bảng biểu tư duy giúp người dùng xây dựng plan ứng với thời gian trong ngày, các khoản tài chính và hoạt động cuộc sống, công việc
• Có bộ câu hỏi cá nhân bao gồm sở thích, điểm mạnh, mong ước tương lai, … Điều này sẽ giúp bạn định hình rõ mình cần phải làm gì và có hướng phát triển ra sao để gặt hái được những mục tiêu cá nhân
• Bảng biểu cụ thể công việc, thời gian trong từng ngày, tuần hay tháng. Đây là lịch trình được bạn xây dựng và phải có ý thức làm theo ứng với khoảng thời gian ghi trên sổ.

Sổ tay quản lý thời gian

• Quản lý tài chính cá nhân hàng ngày dựa trên khoản thu, chi
• Ghi chú sáng tạo. Với những người làm các công việc liên quan đến truyền thông, content, thiết kế, … thì sáng tạo là một yếu tố cực kỳ quan trọng. Những ý tưởng sáng tạo có thể đến bất cứ lúc nào trong ngày. Vì thế, bạn có thể note ngay vào sổ để lưu trữ lại cảm hứng của mình.

App quản lý thời gian

Nếu yêu thích công nghệ, bạn hoàn toàn có thể sử dụng app quản lý quỹ thời gian. Đây cũng là một trong những cách được nhiều người lựa chọn vì tiết kiệm thời gian và thuận tiện dùng mọi lúc, mọi nơi. Đặc biệt với sự phát triển của công nghệ, có rất nhiều app hữu ích mà bạn có thể sử dụng hiện nay.

Thiết kế của những app quản lý quỹ thời gian về cơ bản không quá khác so với các cuốn sổ tay. Tuy nhiên nhiều app sẽ có ứng dụng hẹn giờ hoặc thông báo để giúp bạn chủ động nắm bắt thời gian hơn. Mặt khác vì điện thoại là vật bất ly thân nên việc kiểm soát thời gian biểu trên app cũng thuận tiện và linh hoạt hơn rất nhiều.

App quản lý thời gian

Thêm một ưu điểm từ cách quản lý quỹ thời gian này là các app đều có thiết kế đẹp mắt, dễ nhìn, dễ sử dụng. Điều này sẽ gây hứng thú và giúp người dùng thoải mái hơn khi sử dụng. mặt khác, một số ứng dụng còn cho phép tích hợp ghi chú vào máy tính nên rất thích hợp với những người làm công việc văn phòng.

Phần mềm quản lý thời gian sử dụng máy tính

Nếu làm việc tại các văn phòng lớn nhỏ, bạn sẽ thấy những phần mềm quản lý thời gian được sử dụng rất nhiều. Đây là phần mềm được lập trình trên hệ thống thiết bị máy tính của công ty, giúp người quản lý có thể theo dõi được hoạt động của mọi người. Mặt khác, chúng cũng giúp bạn xây dựng kế hoạch làm việc hiệu quả nhất.

So với sổ tay hay app điện thoại thì phần mềm quản lý chuyên nghiệp nhưng ít tính cá nhân hơn. Nguyên do là mọi thời gian biểu của bạn đều sẽ được giám sát thay vì chỉ dựa vào sự tự giác. Tuy nhiên đây là điều cần thiết đối với một môi trường làm việc chuyên nghiệp. Điều này cũng giúp bạn tự hình thành ý thức quản lý quỹ thời gian tốt hơn.

Phần mềm quản lý thời gian sử dụng máy tính

Các phần mềm quản lý thời gian trên máy tính được rất nhiều công ty, doanh nghiệp ưu tiên sử dụng. Chúng không chỉ giúp tối ưu việc quản lý tập trung mà chi phí và hiệu quả mang lại cũng rất tốt. Đây cũng là lý do vì sao khi tiếp xúc với một môi trường làm việc lớn, kỹ năng quản lý quỹ thời gian sẽ là yếu tố quyết định giúp bạn có thể hòa nhập được hay không?

Cách quản lý thời gian của người thành công?

Không phải cứ quản lý thời gian là sẽ thành công. Tuy nhiên, một người thành công sẽ luôn biết cách sử dụng thời gian của mình hợp lý nhất. Đó là lý do vì sao trong các bài học kỹ năng, thời gian và kỹ năng quản lý chưa bao giờ hết hot. Và với những người thành công, họ luôn áp dụng những  cách quản lý quỹ thời gian của mình như sau:

Hãy lên danh sách trước các việc cần thực hiện

Nếu là một người bận rộn và có quá nhiều công việc ập đến, bạn nên tạo một danh sách. Dựa vào mức độ khó dễ, quan trọng hay không mà bạn có thể sắp xếp thứ tự ưu tiên. Với mỗi công việc, hãy đặt ra một khoảng thời gian cụ thể. Tuy nhiên chúng phải có sự hợp lý, tránh tình trạng thời gian quá dài hay quá ngắn, thiếu khoa học.

Hãy lên danh sách trước các việc cần thực hiện

Việc lên danh sách như vậy cũng sẽ giúp bạn không bỏ sót bất kỳ một vấn đề nào cả. Đây là điều khá nhiều người gặp phải khi mọi thứ rối tung và lộn xộn trong quá trình làm việc.

Hãy học cách lập kế hoạch công việc

Khi lập kế hoạch về mục tiêu, những công việc cần thực hiện, bạn sẽ có một định hướng rõ ràng nhất. Khi đã lên plan tức là bạn có có những nghiên cứu tổng quát, dự định với từng vấn đề. Đồng thời bạn cũng có thể nhìn ra lỗ hổng và có các phương án dự phòng nếu chúng thực sự xảy ra.

Việc lập kế hoạch công việc không chỉ giúp bạn tối ưu thời gian mà còn cả hiệu quả công việc. Từ việc lớn đến việc nhỏ được sắp xếp cụ thể sẽ giúp bạn dễ bề giải quyết mọi chuyện. Với các nhân viên văn phòng, đây cũng phương pháp để bạn giảm bớt những áp lực công việc đấy.

Hãy học cách lập kế hoạch công việc

Đừng trì hoãn

Người thành công luôn biết quý trọng thời gian. Vì thế họ không bao giờ trì hoãn bất cứ một việc nào cả. Không ít người đã từng dời việc lên kế hoạch quản lý sang ngày hôm sau, tuần sau hay thậm chí là tháng sau. Và điều này chỉ càng tăng thêm tính trì hoãn thay vì giúp bạn thay đổi tư duy làm việc tích cực hơn.

Có rất nhiều lý do để trì hoãn. Tuy nhiên người thành công sẽ không lấy đó để làm cớ. Nếu có ý tưởng, suy nghĩ làm điều gì đó, hãy đứng dậy và làm ngay lập tức. Bạn có thể tạo timeline trên máy tính, điện thoại hay cuốn sổ tay của mình. Bạn có thể lập kế hoạch quản lý thời gian bằng mọi cách, miễn là bạn có ý thức không trì hoãn.

Có trách nhiệm và tập trung

Sẽ ra sao khi dù lên kế hoạch quản lý quỹ thời gian rõ ràng nhưng bạn lại không thể hoàn thành theo các tiêu chí định trước? Liệu có phải là thời gian không đủ? Thực tế, vấn đề lớn nhất mà nhiều người gặp phải chính là thiếu trách nhiệm và sự tập trung.

Có trách nhiệm và tập trung

Với người thành công, khi lên kế hoạch bảng biểu, họ sẽ ngay lập tức tự giác thực hiện theo. Vì thế, họ dành sự tập trung tuyệt đối vào công việc, không để bị xao nhãng bởi những vấn đề khác. Điều này cho thấy việc tạo dựng plan thôi là chưa đủ. Thay vào đó, bạn cần phải rèn luyện cả ý thức và thái độ của chính bản thân nữa nhé.

Đừng ngại sử dụng các công cụ quản lý

Hiện có rất nhiều các công cụ quản lý quỹ thời gian mà bạn có thể lựa chọn hiện nay. Đặc biệt, bạn không cần phải bó mình theo một phương pháp mà bản thân cho là không hiệu quả. Trước khi bắt đầu nghiêm túc, bạn có thể tìm hiểu từng mô hình công cụ quản lý quỹ thời gian như sổ tay, app điện thoại hay phần mềm chuyên dụng.

Mỗi một công cụ hỗ trợ quản lý đều có những ưu điểm, tính năng riêng. Vậy nên bạn hãy lựa chọn mô hình phù hợp nhất, thay vì là mô hình hiện đại hoặc đang là xu hướng. Điều này là rất quan trọng vì chúng sẽ giúp bạn khơi dậy tinh thần hứng khởi và có trách nhiệm hơn trong từng công việc. 

Đừng ngại sử dụng các công cụ quản lý

Các đầu sách hay về quản lý thời gian

Quản lý thời gian là một kỹ năng không phải tự nhiên mà có. Thay vào đó, chúng được hình thành dựa trên sự tìm hiểu, thực hành và cải thiện của mỗi người. Bên cạnh việc tìm hiểu từ các nguồn uy tín, bạn có thể học thêm cách quản lý quỹ thời gian bằng việc đọc sách. Đây cũng là cách mà nhiều người thành công lựa chọn.

Có rất nhiều sách hay về quản lý quỹ thời gian mà bạn có thể tìm đọc. Điểm chung của những cuốn sách này là giúp bạn hiểu cũng như hình thành tư duy logic trong việc xây dựng kế hoạch cụ thể. Dựa vào tính chất công việc của bản thân và những kỹ năng được chia sẻ trong sách, bạn sẽ có thể tự mình tạo dựng một plan đúng chuẩn cho riêng mình.

Một số tựa sách nổi bật bạn có thể tham khảo là: The First 20 Hours; Time Control, Get It All Done; 18 Minutes; The 4 Hours Work Week; The Power Of Habit; …

Các đầu sách hay về quản lý thời gian

Quản lý thời gian là một kỹ năng cần có với mỗi người hiện nay. Dù là trong công việc hay học tập, đây cũng là một cách để giúp bạn đạt được kết quả tốt hơn, giảm áp lực trong cuộc sống. Qua những chia sẻ trên, Sun Office mong rằng sẽ phần nào giúp bạn định hướng được kỹ năng xây dựng plan thời gian cho riêng mình. 

• Website: https://timvanphong.com.vn/
• Hotline: 0968 382 682
• Fanpage: fb.com/Timvanphong.com.vn
• Maps: https://g.page/tim-van-phong-hn