5s là gì? Áp dụng quy trình 5s trong doanh nghiệp như thế nào?

5S là một hệ thống quản lý và sắp xếp môi trường làm việc theo tiêu chuẩn Nhật Bản bao gồm 5 yếu tố chính: Seiri (Sàng lọc), Seiton (Sắp xếp), Seiso (Sạch sẽ), Seiketsu (Săn sóc), Shitsuke (Sẵn sàng). Cùng tìm hiểu rõ hơn 5s là gì và cách áp dụng quy trình 5s trong quản lý doanh nghiệp trong bài viết dưới đây nhé!

Khái niệm 5s là gì?

5s là gì có lẽ không quá xa lạ với nhiều người đặc biệt là những người quản lý doanh nghiệp. Hiểu một cách đơn giản, 5s là một hệ thống quản lý và sắp xếp nơi làm việc hiệu quả, sạch sẽ, an toàn và tinh gọn. Phương pháp này được phát triển tại Nhật Bản vào những thập niên 1950. 5S là viết tắt của 5 từ tiếng Nhật:

• Seiri (Sàng lọc): Phân loại, loại bỏ những vật dụng không cần thiết, chỉ giữ lại những vật dụng thực sự cần thiết cho công việc.
• Seiton (Sắp xếp): Sắp xếp khoa học, hợp lý những vật dụng còn lại để dễ dàng tìm kiếm, sử dụng và cất giữ.
• Seiso (Sạch sẽ): Vệ sinh, lau chùi nơi làm việc thường xuyên để đảm bảo môi trường làm việc sạch sẽ, an toàn và gọn gàng.
• Seiketsu (Săn sóc): Duy trì thực hiện các hoạt động Seiri, Seiton, Seiso một cách thường xuyên để đảm bảo môi trường làm việc luôn được cải thiện.
• Shitsuke (Sẵn sàng): Rèn luyện thói quen tuân thủ quy tắc, kỷ luật và tạo dựng tinh thần trách nhiệm trong công việc.

Phương pháp 5S này được áp dụng đầu tiên tại Toyota và bắt đầu được nhiều công ty áp dụng. Tại Việt Nam quy trình 5s cũng dần trở nên phổ biến từ năm 1993. Và ngày nay rất nhiều công ty áp dụng, thậm chí một số nơi còn phát triển lên thành 6S. S thứ 6 đại diện cho tính an toàn (Safety). 

5s là gì?

Lợi ích của việc áp dụng 5S là gì?

Không phải ngẫu nhiên mà quy trình 5s lại được nhiều doanh nghiệp áp dụng, bởi nó mang tới rất nhiều lợi ích đối với cả doanh nghiệp và nhân viên. Cụ thể:

Tăng năng suất

Việc áp dụng 5s giúp tăng năng suất lao động bằng cách loại bỏ những vật dụng không cần thiết và tổ chức nơi làm việc một cách hợp lý, nhân viên có thể tìm thấy công cụ và tài liệu cần thiết nhanh chóng hơn. Sắp xếp hợp lý cũng giúp giảm thiểu thời gian tìm kiếm và di chuyển, tăng thời gian làm việc thực tế.

Cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ

Một môi trường làm việc sạch sẽ và có tổ chức giúp giảm thiểu lỗi và sai sót trong quá trình sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ. Các quy trình tiêu chuẩn hóa trong 5S sẽ giúp đảm bảo các hoạt động được thực hiện nhất quán và đúng tiêu chuẩn, mang tới sản phẩm và dịch vụ có chất lượng tốt nhất.

Tạo môi trường làm việc an toàn

Việc sàng lọc và sắp xếp giúp loại bỏ các vật cản và đảm bảo lối đi thông thoáng, giảm nguy cơ vấp ngã và tai nạn. Ngoài ra duy trì nơi làm việc sạch sẽ giúp dễ dàng phát hiện các vấn đề như rò rỉ, hỏng hóc và xử lý kịp thời.

Lợi ích của quy trình 5s

Tăng tinh thần và ý thức trách nhiệm của nhân viên

Một nơi làm việc gọn gàng và ngăn nắp giúp tạo cảm giác thoải mái và chuyên nghiệp, tăng cường tinh thần và động lực làm việc của nhân viên. Bên cạnh đó, thực hành 5S thường xuyên giúp xây dựng thói quen kỷ luật và ý thức trách nhiệm trong công việc.

Tối ưu hóa không gian làm việc

Tận dụng không gian hiệu quả: Loại bỏ những vật dụng không cần thiết và sắp xếp lại không gian làm việc giúp tận dụng tối đa diện tích, tạo ra một môi trường làm việc rộng rãi và thoáng đãng.

Tiết kiệm chi phí: Việc sử dụng không gian và tài nguyên hiệu quả có thể giảm chi phí lưu trữ và quản lý.

Hỗ trợ cải tiến liên tục (Kaizen)

5S là nền tảng cho các hoạt động Kaizen (cải tiến liên tục), khuyến khích nhân viên tham gia vào việc tìm kiếm và thực hiện các cải tiến nhỏ nhưng liên tục để nâng cao hiệu quả công việc. Các bước của 5S yêu cầu kiểm tra và duy trì thường xuyên, giúp đảm bảo các cải tiến được giữ vững và không bị thoái lui.

Tăng cường hình ảnh và uy tín của tổ chức

Một môi trường làm việc gọn gàng, sạch sẽ và chuyên nghiệp tạo ấn tượng tích cực đối với khách hàng và đối tác, nâng cao uy tín của tổ chức. Đây cũng là yếu tố giúp thu hút nhân tài và giữ chân nhân viên giỏi.

Tóm lại, quy trình 5S không chỉ giúp cải thiện môi trường làm việc mà còn mang lại nhiều lợi ích về mặt năng suất, chất lượng, an toàn và tinh thần làm việc. Áp dụng 5S một cách hiệu quả có thể tạo ra những thay đổi tích cực và bền vững cho tổ chức.

Hướng dẫn cách triển khai quy trình 5S

Áp dụng quy trình 5S trong tổ chức đòi hỏi có sự đồng thuận và kiên trì từ lãnh đạo tới nhân viên. Dưới đây là các bước chi tiết để áp dụng quy trình 5S:

Lập kế hoạch triển khai

• Lập kế hoạch: Xác định mục tiêu, phạm vi và lộ trình triển khai quy trình 5S. Tạo kế hoạch chi tiết về các bước thực hiện và phân công trách nhiệm.
• Tổ chức đào tạo: Đào tạo đội ngũ lãnh đạo và nhân viên về nguyên tắc và lợi ích của 5S.
• Thực hiện thí điểm: Áp dụng thử quy trình 5S tại một khu vực nhỏ hoặc một bộ phận nhất định để đánh giá hiệu quả và điều chỉnh nếu cần.
• Mở rộng áp dụng: Sau khi thành công với dự án thí điểm, mở rộng việc áp dụng 5S ra toàn bộ tổ chức.
• Theo dõi và đánh giá: Liên tục theo dõi và đánh giá quá trình thực hiện, đảm bảo các tiêu chuẩn 5S được duy trì và cải tiến.

Ứng dụng 5s trong doanh nghiệp

Các công cụ hỗ trợ triển khai 5s

Để triển khai tiêu chuẩn 5s thì cũng cần có sự hỗ trợ của các công cụ như:

• Biểu đồ 5S: Sử dụng biểu đồ, bản đồ và sơ đồ để minh họa các bước thực hiện và vị trí sắp xếp.
• Danh sách kiểm tra (Checklist): Sử dụng danh sách kiểm tra để đảm bảo không bỏ sót bất kỳ bước nào trong quá trình thực hiện 5S.
• Phần mềm quản lý: Sử dụng các phần mềm quản lý và theo dõi 5S để tự động hóa và đơn giản hóa quá trình kiểm tra, đánh giá.

Việc áp dụng quy trình để thành công, điều quan trọng là phải có sự cam kết từ lãnh đạo, sự tham gia của tất cả nhân viên và một kế hoạch triển khai chi tiết, rõ ràng.

Trên đây là giải đáp 5s là gì, lợi ích và cách ứng dụng quy trình 5s trong doanh nghiệp. Để được tư vấn mọi thông tin, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi theo địa chỉ:

• Website: https://timvanphong.com.vn/
• Fanpage: https://fb/timvanphong.com.vn
• Hotline: 0968.382.682
• Địa chỉ: Tòa nhà CIC Tower, Trung Kính, Cầu Giấy, Hà Nội.