Chính Sách Cho Thuê | Quy Định Pháp Luật Về Cho Thuê Văn Phòng

Dưới đây là thông tin về chính sách, quy định đối với những tòa nhà được phép cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng như sau:

Quy định về lĩnh vực hình thức cho thuê văn phòng

Điều đầu tiêu các cá nhân/doanh nghiệp sẽ phải nắm rõ kinh doanh cho thuê văn phòng có phải kinh doanh bất động sản hay không?

Kinh doanh cho thuê văn phòng là một nhánh thuộc kinh doanh bất động sản, cũng là một trong 243 ngành nghề kinh doanh có điều kiện phải có vốn pháp định, liên quan đến việc đầu tư vốn để thực hiện hoạt động xây dựng, chuyển nhượng, cho thuê, cho thuê lại, mua bán; thực hiện dịch vụ môi giới, sàn giao dịch bất động sản; tư vấn hoặc quản lý bất động sản để sinh lời.

Việc thành lập doanh nghiệp kinh doanh bất động sản được quy định thế nào?

Tại Khoản 2 Điều 10 Luật Kinh doanh bất động sản quy định: Tổ chức, cá nhân, hộ gia đình chuyển nhượng, bán, cho thuê, cho thuê mua bất động sản không phải thành lập doanh nghiệp kinh doanh bất động sản gồm:
Tổ chức, cá nhân, hộ gia đình bán, cho thuê, chuyển nhượng, cho thuê mua bất động sản mà không phải do đầu tư vào dự án bất động sản để kinh doanh và cá nhân, hộ gia đình chuyển nhượng, bán, cho thuê hoặc cho thuê mua bất động sản từ việc đầu tư dự án bất động sản để kinh doanh nhưng dự án đó có tổng mức đầu tư dưới 20 tỷ đồng (không tính chi phí sử dụng đất).
Các tổ chức chuyển nhượng quyền sử dụng đất đai, bán nhà, công trình xây dựng do lý do phá sản, chia tách, giải thể.
Chi nhánh của ngân hàng nước ngoài, tổ chức tín dụng, công ty quản lý tài sản của các tổ chức tín dụng (AMC), công ty quản lý tài sản của các tổ chức tín dụng tại Việt Nam (VAMC) và cá nhân, các tổ chức khác chuyển nhượng quyền sử dụng đất, dự án bất động sản, bán nhà, các công trình xây dựng đang trong thời hạn bảo lãnh, thế chấp để thu hồi nợ.
Các hộ gia đình, tổ chức, cá nhân chuyển nhượng quyền sử dụng đất, bán nhà, công trình xây dựng để xử lý tài sản theo quyết định của Tòa án, cơ quan Nhà nước có thẩm quyền khi xử lý tranh chấp, tố cáo, khiếu nại.
Nắm rõ được hai điều trên thì cá nhân/ doanh nghiệp sẽ hiểu được bản thân đang thuộc loại hình kinh doanh nào và có thể chuẩn bị tốt những thủ tục nào để phù hợp với quy định pháp luật trong việc cho thuê văn phòng.

Vốn pháp định được quy định trong điều kiện cho thuê văn phòng

Luật Doanh nghiệp Việt Nam (2005) quy định về vốn pháp định trong điều kiện kinh doanh dịch vụ cho thuê văn phòng như sau:
Điều 1: Cá nhân, tổ chức kinh doanh bất động sản cần phải thành lập doanh nghiệp hoặc hợp tác xã (gọi chung sau đây là doanh nghiệp) và có vốn pháp định không được thấp hơn mức 20 tỷ đồng, trừ những trường hợp quy định tại Điều 2 của khoản này.
Điều 2: Tổ chức, hộ gia đình, cá nhân cho thuê, chuyển nhượng, bán, cho thuê mua bất động sản quy mô nhỏ, không thường xuyên, phải thành lập doanh nghiệp nhưng phải kê khai nộp thuế theo đúng quy định của pháp luật.
Luật Doanh nghiệp năm 2014 có sự thay đổi khi không quy định về số vốn pháp định cũng như yêu cầu chứng minh vốn khi đăng ký bổ sung ngành nghề kinh doanh. Tuy vậy, doanh nghiệp cần phải đảm bảo duy trì được số vốn pháp định trong suốt quá trình kinh doanh. Số vốn pháp định sẽ bằng số vốn điều lệ tối thiểu đã đăng ký.

Quy định pháp luật về cho thuê văn phòng

Để bên thuê và bên cho thuê văn phòng thỏa thuận được các điều khoản, quy định, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong quá trình hợp tác giữa 2 bên theo những quy định của pháp luật. Điều này được quy chuẩn hóa bằng một bản Hợp đồng thỏa thuận tự nguyện giữa hai bên gồm những điều khoản hài hòa giữa lợi ích và quyền lợi của cả hai phía. Giữa doanh nghiệp và đơn vị chủ quản tòa nhà (hay bên Thuê và bên Cho Thuê). Bản hợp đồng này sẽ là bằng chứng pháp lý quan trọng được lập ra theo quy định của Nhà nước và được sử dụng xử lý khi có tranh chấp.

Quy định về hợp đồng cho thuê văn phòng

Bắt buộc phải có hợp đồng thuê văn phòng được ký kết giữa bên Cho Thuê và bên Thuê văn phòng. Hợp đồng là văn bản thỏa thuận tự nguyện, Ghi lại các các quy định về quyền lợi, trách nhiệm cũng như nghĩa vụ của các bên trong giao dịch. Thông thường, hợp đồng sẽ được lập ra dưới sự chứng kiến của một bên thứ ba có uy tín như luật sư, hình thức hợp đồng thay đổi linh hoạt tùy vào sự thỏa thuận của 2 bên. Tuy nhiên, chi tiết hợp đồng cần nêu được những điều khoản bắt buộc như sau:

Thông tin chi tiết, địa chỉ rõ ràng của Bên Cho thuê và Bên Thuê
Ngày tháng năm thành lập hợp đồng.
Thời gian hết hạn hợp đồng
Điều khoản về cơ sở vật chất: diện tích cho thuê, cơ sở vật chất đi kèm, diện tích sử dụng,…
Điều khoản về thanh toán: chi phí cho thuê, thời hạn thanh toán, cách thức thanh toán, tiền cọc,..
Hợp đồng các dịch vụ khác đính kèm nếu có
Chữ ký của các bên và người làm chứng

Quy định phòng cháy chữa cháy văn phòng cho thuê

Văn phòng cho thuê phải đảm bảo tiêu chuẩn phòng cháy chữa cháy theo quy định, bao gồm việc trang bị hệ thống báo cháy tự động, trang bị bình chữa cháy đầy đủ và có lối thoát hiểm khi xảy ra sự cố cháy…

Quy định về điều kiện kinh doanh cho thuê văn phòng

Các quy định liên quan về điều kiện kinh doanh cho thuê văn phòng

Có được sử dụng chung cư làm văn phòng kinh doanh hay được sử dụng nhà riêng làm văn phòng đại diện hay không?
Luật Nhà ở 2014 đã nghiêm cấm việc “sử dụng căn hộ chung cư vào mục đích không phải để ở”. Bên cạnh đó, tại khoản 11 Điều 6 Luật Nhà ở 2014 cũng quy định: “cấm sử dụng phần diện tích được kinh doanh trong nhà chung cư theo dự án được phê duyệt vào mục đích kinh doanh vật liệu gây cháy, nổ, kinh doanh dịch vụ gây ô nhiễm môi trường, tiếng ồn hoặc các hoạt động khác làm ảnh hưởng đến cuộc sống của các hộ gia đình, cá nhân trong nhà chung cư theo quy định của Chính phủ”. Nên đối với việc sử dụng nhà chung cư để ở làm văn phòng là không hợp pháp.
Tại khoản 7 Điều 80 Nghị định 99/2015/NĐ – CP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Nhà ở đã quy định: “Trường hợp trong giấy tờ đăng ký kinh doanh do cơ quan có thẩm quyền cấp có ghi sử dụng căn hộ chung cư làm địa điểm kinh doanh trước ngày Luật Nhà ở có hiệu lực thi hành thì tổ chức, hộ gia đình, cá nhân được cấp giấy tờ đăng ký kinh doanh này phải chuyển hoạt động kinh doanh sang địa điểm khác không phải là căn hộ chung cư trong thời hạn 6 tháng, kể từ ngày Nghị định này có hiệu lực thi hành”.
Theo Nghị định trên, kể từ 10-12-2015 các tổ chức, hộ gia đình, cá nhân nếu đã kinh doanh ở chung cư mục đích để ở thì phải chuyển hoạt động kinh doanh sang địa điểm khác không phải căn hộ chung cư trong 6 tháng. Sau ngày 10-6-2016, mọi hoạt động kinh doanh tại căn hộ chung cư được coi là trái quy định pháp luật.

Quy định của pháp luật về thủ tục cho thuê nhà làm văn phòng

Theo Thông tư 219/2013/TT-BTC, Nghị định 12/2014 và hướng dẫn tại Công văn 2697/CT-TTHT ngày 27/03/2015 của Cục thuế TP Hồ Chí Minh: Từ ngày 01/01/2015 Doanh nghiệp ký hợp đồng thuê nhà của cá nhân để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, nếu trong hợp đồng thuê có thỏa thuận bên đi thuê là người nộp thuế thì doanh nghiệp không cần lên cơ quan thuế để kê khai, mà được thực hiện như sau:

Công ty có trách nhiệm khấu trừ 5% thuế GTGT và 5% thuế thu nhập cá nhân trên số tiền thuê nhà phải trả đã bao gồm thuế, thuế môn bài và nộp tiền thuế vào ngân sách nhà nước.
Cá nhân cho thuê nhà không phải đề nghị cơ quan thuế cấp hóa đơn lẻ để xuất giao cho Công ty.

Các hồ sơ chứng từ để công ty tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN gồm:

Hợp đồng thuê nhà.
Chứng từ thanh toán tiền.
Chứng từ khấu trừ thuế và nộp thuế
Nếu trong hợp đồng thỏa thuận rõ, bên đi thuê chịu những khoản thuế này, thì doanh nghiệp được đưa những khoản thuế này vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN.

Những quy định khác về điều kiện kinh doanh cho thuê văn phòng

Theo Nghị định 181/2004/NĐ-CP, điều 119 và điều 146 về thi hành Luật Đất đai quy định: Hợp đồng cho thuê quyền sử dụng đất phải có sự chứng nhận của cơ quan công chứng và có hiệu lực bắt đầu từ thời điểm đăng ký tại Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất.
Nghị định số 181/2004/NĐ-CP, điều 149 về trình tự, thủ tục đăng ký cho thuê quyền sử dụng đất: Bên cho thuê cần nộp 1 bộ hồ sơ gồm các giấy tờ: Hợp đồng thuê quyền sử dụng đất có công chứng và Chứng nhận quyền sử dụng đất.
Kể từ ngày nhận đủ số hồ sơ hợp lệ, trong không quá 5 ngày làm việc, Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất có trách nhiệm phải thực hiện thủ tục đăng ký cho thuê quyền sử dụng đất theo quy định vào hồ sơ địa chính và chỉnh lý giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đã cấp cho người nộp hồ sơ hoặc thực hiện thủ tục cấp Chứng nhận quyền sử dụng đất với trường hợp phải cấp mới Chứng nhận