KPI là gì? Cách xây dựng KPI ra sao? Mẫu đánh giá KPI thế nào?

Trong cuộc sống hiện đại ngày nay, chắc hẳn bạn cũng đã ít nhất một lần nghe ai đó nhắc đến tên gọi “KPI” rồi đúng không? KPI ngày càng trở nên phổ biến hơn, xuất hiện ở mọi lĩnh vực, đặc biệt là trong môi trường kinh doanh. Vậy KPI là gì? Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ giúp bạn hiểu một cách chi tiết nhất tất tần tật các vấn đề liên quan đến thuật ngữ này. 

KPI là gì?

Hiểu một cách đơn giản nhất thì KPI chính là một công cụ hiện đại giúp cá nhân, doanh nghiệp dễ dàng đánh giá, đo lường được hiệu quả công việc qua các tỉ lệ, số liệu, chỉ tiêu định được đã được thống kê. 

Hiện tại, KPI được áp dụng nhiều cho các mục đích chính như là: quản lý công việc cho một công ty, một hệ thống, cá nhân sử dụng để quản lý công việc của chính minh. Hay nói một cách khác, KPI là mục tiêu công việc được đề ra trước khi mà tổ chức, tổ nhóm, phòng ban hay là cá nhân thực hiện công việc. 

KPI là gì?

Dựa trên các chỉ số KPI sẽ đánh giá được một cách khách quan nhất về hiệu quả làm việc, kinh doanh cũng như là đánh giá cá nhân, tổ nhóm, tổ chức thực hiện công việc đó có hoàn thành tốt như mục tiêu đã đề ra hay không.

Đối với mỗi công ty, doanh nghiệp, KPI cực kỳ quan trọng trong việc đánh giá thành tích của từng nhân viên. Từ đó giúp công ty biết được nhân viên nào thực sự chăm chỉ làm việc và nhân viên nào lười nhác để đưa ra mức lương thưởng cũng như hình thức phạt công bằng nhất.

KPI là viết tắt của từ gì?

Có nhiều người hiểu rõ về KPI là gì có tầm quan trọng như thế nào. Nhưng lại không hề hay biết rằng KPI là viết tắt của từ gì. KPI là từ viết tắt của Key Performance Indicator. Biết được tên gọi đầy đủ thì có lẽ bạn cũng hiểu được sơ qua về ý nghĩa của từ này rồi đúng không? Dịch sơ qua thì Key Performance Indicator có nghĩa là chỉ số hiệu suất công việc.

Chỉ tiêu KPI là gì?

Chỉ tiêu KPI là những chỉ tiêu mỗi tuần, mỗi tháng mà công ty, doanh nghiệp giao cho mỗi phòng ban, mỗi cá nhân. Tất nhiên rằng đối với từng phòng ban, từng cá nhân sẽ được giao  một chỉ tiêu KPI khác nhau phù hợp với từng lĩnh vực, chuyên ngành. Từ mức độ hoàn thành chỉ tiêu thì công ty sẽ đánh giá được hiệu suất làm việc của mỗi phòng ban, cá nhân.

Hệ số KPI là gì?

Hệ số KPI chính là mức điểm số mà nhân viên đạt được sau khi hoàn thành chỉ tiêu KPI. Tùy vào mỗi công ty sẽ phân chia hệ số KPI khác nhau.

Lương KPI là gì?

Thay vì trả theo mức lương cố định như cách truyền thống thì một số công ty, doanh nghiệp hiện nay đã áp dụng hình thức trả lương KPI. Có nghĩa là trả lương theo hiệu suất, hiệu quả công việc của mỗi nhân viên. Việc này cũng đồng nghĩa với việc nhân viên càng chăm chỉ, càng làm đạt chỉ tiêu, vượt chỉ tiêu thì sẽ càng nhận được mức lương cao. 

Lương KPI là gì?

Việc trả lương KPI sẽ giúp đảm bảo được tính công bằng giữa các nhân viên. Và cũng giúp cho nhân viên chủ động hơn khi thực hiện công việc. Trả lương KPI như vậy sẽ vừa có lợi cho công ty, doanh nghiệp mà cũng vừa có lợi cho nhân viên.

Thưởng KPI là gì?

Hầu hết ở những công ty áp dụng trả lương theo KPI là sẽ có chế độ thưởng KPI. Đây là hình thức nhằm khen ngợi, khích lệ nhân viên đó đã làm tốt công việc được giao hoặc thậm chí là tốt hơn những gì đã đề ra. Ngoài mức lương chính theo KPI thì nhân viên còn được thưởng thêm một món đồ có giá trị hoặc một khoản tiền mặt tùy theo mức mà công ty quy định.

Và ngược lại đối với những nhân viên không hoàn thành chỉ tiêu KPI thì tất nhiên là sẽ bị phạt. Hình phạt có thể là trừ trực tiếp vào lương hoặc theo hình phạt mà 2 bên đã giao ước trước đó. 

Cách xây dựng KPI

Sau khi đã hiểu rõ được về KPI là gì thì bạn cần phải biết được cách xây dựng KPI đối với từng lĩnh vực, phòng ban của công ty sao cho đạt hiệu quả cao nhất. Tuy nhiên, trước khi bắt tay vào xây dựng KPI thì chúng tôi nghĩ rằng doanh nghiệp cần cố gắng đảm bảo được 5 tiêu chí:

• Specific: Cụ thể
• Measurable: Đo lường được
• Achievable: Có thể đạt được
• Realistics:Thực tế
• Timly: Thời hạn cụ thể

5 tiêu chí đó hay còn được gọi ngắn gọi là tiêu chí SMART. Mặc dù đây không phải là các tiêu chí bắt buộc nhưng nếu như công ty, doanh nghiệp của bạn đảm bảo được tất cả các tiêu chí này thì chắc hẳn rằng kết quả đạt được khi xây dựng KPI sẽ rất cao đó.

Xây dựng KPI dựa trên tiêu chí SMART

Dưới đây là 6 bước xây dựng KPI chuẩn chuyên nghiệp nhất mà bạn có thể tham khảo và áp dụng cho công ty của mình.

Bước 1: Xác định đối tượng xây dựng KPI

Đối tượng xây dựng KPI phải là người hiểu rõ về tiềm năng, thế mạnh tổng quan nhất của tất cả mọi người trong công ty. Thông thường người này sẽ là giám đốc, phó giám đốc hoặc trưởng các bộ phận phòng ban.

Bước 2: Xác định nhiệm vụ, chức năng của từng phòng ban

Trong một công ty thì sẽ được chia ra thành nhiều các bộ phận, phòng ban đảm nhiệm các công việc riêng biệt khác nhau. Chẳng hạn như là phòng thiết kế thì sẽ đảm nhiệm thiết kế sản phẩm, phòng marketing sẽ đảm nhiệm đưa sản phẩm tiếp cận với khách hàng,..

Chính vì thế, khi xây dựng KPI thì phải dựa trên từng chức năng, nhiệm vụ của mỗi phòng ban thì mới có thể đem lại hiệu quả cao được. Chứ không thể nào phòng marketing mà lại đi giao chỉ tiêu KPI là thiết kế sản phẩm được đúng không?

Bước 3: Xác định rõ trách nhiệm chính của từng vị trí chức danh

Ngoài việc xác định nhiệm vụ, chức năng thì người xây dựng KPI cũng cần phải đưa ra bản mô tả công việc, xác định rõ trách nhiệm chính của từng vị trí chức danh. Từ bản mô tả công việc đó sẽ là cơ sở giúp cho nhân viên dễ dàng hoàn thành chỉ tiêu KPI đã đề ra.

Bước 4: Xác định chỉ số đánh giá hiệu suất

Các chỉ số đánh giá hiệu suất sẽ được xây dựng dựa trên trách nhiệm chính của từng vị trí chức danh mà chúng tôi đã nêu ở bước 3. Các chỉ số này cần đảm bảo theo tiêu chí SMART kèm theo nguồn thu thập thông tin doanh nghiệp sẽ áp dụng hoặc đang áp dụng.

Xây dựng KPI đạt hiệu quả cao

Bước 5: Xác định điểm số cho kết quả đạt được

Thông thường đối với mỗi một chỉ tiêu KPI sẽ được chia thành từ 2 đến 5 mức độ điểm số. Điểm số càng cao thì mức độ đánh giá kết quả hoàn thành công việc càng được khách quan hơn. Tuy nhiên, bạn không nên chia quá nhỏ mức độ điểm số vì khi tổng điểm số cuối cùng có thể sẽ gây cho bạn nhiều khó khăn đó.

Bước 6: Cân nhắc mức độ lương, thưởng KPI tương ứng với mức điểm số đạt được

Tuy thuộc và số điểm mà phòng ban, cá nhân đạt được thì sẽ nhận được mức lương, thưởng tương ứng phù hợp nhất. 

Mẫu đánh giá KPI

Nếu như bạn đang băn khoăn không biết làm bảng đánh giá KPI là gì? cho nhân viên như thế nào cho chi tiết, xác thực nhất thì hãy tham khảo ngay một vài các mẫu đánh giá KPI cho một số bộ phận dưới đây nha: 

Mẫu kpi cho bộ phận kinh doanh

Nhân viên ở bộ phận kinh doanh sẽ là những người đưa hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ của công ty đến tay của người tiêu dùng đồng thời mang lại doanh số cho công ty. Có thể nói rằng, bộ phận kinh doanh chính là bộ phận “xương sống” thực chiến của công ty.

Mẫu KPI cho bộ phận kinh doanh

Mẫu kpi cho phòng hành chính – nhân sự

Phòng nhân sự phụ trách quản lý toàn bộ tất cả các giấy tờ, hồ sơ quan trọng của công ty. Đồng thời cũng là bộ phận giúp công ty quản lý chặt chẽ số nhân viên đi làm, vắng mặt mỗi ngày,..Từ đó đưa ra mức lương, thưởng, phạt sao cho phù hợp nhất.

Mẫu KPI cho phòng hành chính nhân sự

Kpi cho bộ phận chăm sóc khách hàng

Đội ngũ nhân viên chăm sóc khách hàng hay còn được nhắc đến là nhân viên Sales có vai trò đặc biệt quan trọng trong mỗi doanh nghiệp. Vì nhân viên làm việc ở bộ phận này sẽ tiếp xúc trực tiếp với khách hàng để hỗ trợ, tư vấn, giải đáp các thắc mắc mà khách hàng đang gặp phải. 

Mẫu KPI cho bộ phận chăm sóc khách hàng

Nếu như nhân viên khéo léo khiến cho khách hàng hài lòng thì tất nhiên rằng khách hàng không chỉ mua sản phẩm một lần mà còn quay lại mua thêm nhiều lần nữa. Thậm chí còn giới thiệu cho người thân, bạn bè cùng đến mua. Như vậy, tất nhiên rằng doanh số, chỉ tiêu KPI sẽ được tăng cao.

Trên đây là toàn bộ những thông tin chi tiết nhất xoay quanh câu hỏi KPI là gì mà chúng tôi muốn chia sẻ đến cho bạn. Hy vọng rằng những với những thông tin trên có thể giúp ích được cho bạn. Nếu như bạn còn câu hỏi thắc mắc nào hãy để lại bình luận ở bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ giải đáp miễn phí giúp bạn trong thời gian sớm nhất nha.

• Website: https://timvanphong.com.vn/
• Hotline: 0968 382 682
• Fanpage: fb.com/Timvanphong.com.vn
• Maps: https://g.page/tim-van-phong-hn