Quy tắc 80/20 là gì? Được áp dụng như thế nào cho đúng?

# SunOffice | 21/09/2021

Quy tắc 80/20 là gì? Trong những trường hợp, những lĩnh vực khác nhau của cuộc sống, quy tắc này được hiểu và áp dụng như thế nào? Một vài thông tin sau đây sẽ giúp bạn hiểu hơn về cách hoạt động của nguyên tắc này. 

Quy tắc 80/20 là gì?

Quy tắc 80/20 hay còn được gọi là quy luật Pareto, một dạng quy luật thiểu số quan trọng và phân bổ các nhân tốc. Quy luật này muốn nói rằng, trong nhiều sự kiện, có khoảng 80% kết quả có được là từ 20% nguyên nhân xảy ra. 

Quy tắc 80/20 là gì?

Quy tắc 80/20 là gì?

Ông Joseph M. Juran, ông chính là một nhà tư tưởng quản trị doanh nghiệp đã đề xuất ra quy luật 80/20 nói trên và đặt tên theo một nhà kinh tế nổi tiếng người Ý, ông Vilfredo Pareto. Ông Pareto đã quan sát và nhận ra rằng, 80% đất đai ở Ý thuộc quyền sở hữu của 20% dân số. Đây cũng được xem là một quy luật khá phổ biến ở trong vấn đề kinh doanh. Ví dụ 80% doanh thu của việc buôn bán đến từ 20% là của khách hàng. 

Khi xem xét bất cứ một thứ gì có một số lượng lớn với số người vừa đủ thì sẽ luôn tồn tại trong đó một số k (50 < k < 100) với k% thuộc sở hữu của số (100 – k)% số lượng người trong đó. 

Bạn cần lưu ý, k này sẽ thay đổi trong 50 trường hợp được phân bổ đều cho đến khi gần đạt 100% khi một số lượng người rất nhỏ sở hữu toàn bộ số lượng tài nguyên này. Không có điều đặc biệt nào với số 80 nhưng ở nhiều hệ thống thì số k sẽ không có giá trị ở trong khoảng này. 

Áp dụng quy tắc 80/20 trong quản lý thời gian

Quy tắc 80/20 cũng rất hiệu quả khi áp dụng để quản lý thời gian. Nếu bạn muốn khoảng thời gian của mình được tận dụng một cách tối đa thì nên ưu tiên để giải quyết 20% những nhiệm vụ quan trọng nhất. Lúc này, không nên để bản thân bị phân tâm bởi 80% những nhiệm vụ còn lại. 

Áp dụng quy tắc để quản lý thời gian hiệu quả

Áp dụng quy tắc để quản lý thời gian hiệu quả

Hoặc khi bạn làm bất cứ việc gì cũng cần đặt sự tập trung, chú ý vào những công đoạn quan trọng để bản thân có thể hoàn thành được toàn bộ quy trình một cách nhanh chóng. Điều này cũng sẽ giúp cho công việc của bạn đạt hiệu quả tốt hơn.

Điều này có nghĩa là trong số 10 việc mà bạn dự định sẽ hoàn thành trong hôm nay thì có đến 8 việc không thực sự quan trọng. Điều đầu tiên mà bạn cần làm là phải xác định được 2 việc quan trọng nhất trong số đó và bắt đầu làm chúng. Nếu bạn không đặt sự tập trung của mình để làm 20% đó thì cuối cùng bạn cũng sẽ lãng phí hết 80% khoảng thời gian của mình trong hôm đó. 

Một gợi ý mà bạn có thể áp dụng: Vào cuối ngày, hãy dành ra một ít thời gian để tổng hợp những việc cần làm trong ngày hôm sau ra một cuốn sổ. Kế đến, bạn gạch bỏ 8 việc không quan trọng và để lại 2 việc quan trọng nhất cần ưu tiên làm trước tiên. 

Hãy cố gắng hết sức để thực hiện 2 nhiệm vụ này trong buổi sáng và đừng để bất cứ điều gì có thể làm bạn bị phân tâm. Đồng thời, bạn cũng đừng nên chú ý đến những nhiệm vụ khác trong lúc này. 

Nếu bạn có nhớ ra điều gì thì hãy viết ra giấy và làm khi đã hoàn thành những nhiệm vụ ưu tiên. Bằng cách có những quyết định rõ ràng, tập trung vào những điều quan trọng, bạn sẽ không bỏ phí thời gian của mình. Nhờ vậy, những mục tiêu mà bạn đã đề ra sẽ nhanh chóng được thực hiện. 

Quy tắc 80/20 trong lĩnh vực bán hàng và tiếp thị

Không chỉ trong đời sống hàng ngày, chúng ta còn có thể áp dụng quy tắc 80/20 trong kinh doanh và tiếp thị. Đây là một quy tắc vô cùng hay ho mang đến cho bạn những hiệu quả không thể ngờ được.

Áp dụng quy tắc trong kinh doanh để đạt hiệu quả tối ưu 

Áp dụng quy tắc trong kinh doanh để đạt hiệu quả tối ưu

Trong kinh doanh, 80/20 là nguyên tắc để giữ các bí mật cho doanh nghiệp một cách tốt nhất. Nguyên tắc này đã được rất nhiều doanh nghiệp áp dụng thành công hơn mong đợi. Điển hình trong đó có thể kể đến Apple. Thương hiệu nổi tiếng này đã sửa đổi một chút nguyên tắc này trong quá trình phát triển Apple Newton Message Pad. Đây là một thiết bị tổ chức cá nhân được ra mắt vào năm 1993. 

Apple đã phát hiện chỉ với 0,1% vốn từ của một người là đã đủ để thực hiện khoảng 50% những công việc mà bạn muốn đối với một chiếc máy tính cầm tay. Hầu hết thiết bị này dành khoảng 80% thời gian để thực hiện và chỉ có 20% những hướng dẫn đã có sẵn. Bộ xử lý RISC có thể tối ưu hóa hiệu suất suất của 20% đó giữ cho kích thước cũng như chi phí giảm xuống thông qua phương pháp loại bỏ 80% còn lại. 

Một số lưu ý

  • Thực hiện phân tích dữ liệu 80/20 thông tin sản phẩm, dự án cũng như nhân viên bán hàng, khách hàng lẫn chiến dịch tiếp thị của doanh nghiệp. 
Một vài lưu ý khi áp dụng quy tắc

Một vài lưu ý khi áp dụng quy tắc

  • Phân bổ lượng tài nguyên nhiều hơn 20% hàng đầu thông qua cách di chuyển lượng thời gian, tài nguyên ra khỏi lượng 80% không đạt hiệu quả. Làm nhiều hơn những điều đang hoạt động tốt cho công việc. 
  • Giải quyết 80% những hoạt động kém hiệu quả: Tìm cách để làm cho những hoạt động không có hiệu quả để khiến cho năng suất trở nên hiệu quả hơn, cao hơn.
  • Khoảng 20% khách hàng của bạn sẵn sàng chi một số tiền đến hơn 4 lần. Bạn hãy tìm những loại sản phẩm hoặc những dịch vụ mà bạn có thể mang đến cho 20% khách hàng này. 

Quản lý dòng tiền với nguyên tắc 80/20

Theo những chuyên gia về kinh tế tài chính, việc quản lý dòng tiền có ý nghĩa thực sự quan trọng đối với việc phát triển của doanh nghiệp. Trải qua những cuộc khủng hoảng kinh tế trong vài năm trở lại đây, kinh tế hiện nay nhìn chung là có lãi nhưng lại mất đi khả năng thanh toán. Với quy tắc 80/20, những vấn đề này sẽ được giải quyết một cách nhanh chóng và có hiệu quả.

Áp dụng trong việc quản lý dòng tiền

Áp dụng trong việc quản lý dòng tiền

Có nghĩa là, khoảng 80% dòng tiền sẽ được tạo ra từ 20% những khoản mục. Các doanh nghiệp chỉ cần tập trung tổng hợp lẫn chi tiết hoá 20% quan trọng nhất. Từ đó, doanh nghiệp sẽ kiểm soát được 80% dòng tiền của mình. 

Hầu hết, đa số mọi người đều cho rằng khoảng 80% dòng tiền của các doanh nghiệp xuất phát từ doanh thu và những khách hàng lớn. Điều này hoàn toàn sai lầm nếu bạn vô tình bỏ qua dòng chảy doanh nghiệp. Dòng tiền thu – chi chính là một mắt xích cực kỳ quan trọng đối với việc tạo ra một dòng tiền ổn định cho cả doanh nghiệp. 

Nhưng làm cách nào để có thể kiểm soát được dòng tiền ra vào thì cần phải quan tâm đến ba hạng mục lớn như: hàng tồn kho, các khoản phải trả và những khoản cần phải thu. Sau đó, doanh nghiệp sẽ áp dụng quy tắc 80/20 một cách phù hợp nhất đối với những khoản mục lớn được nêu ra ở trên. 

Các khoản phải trả

Đây là những khoản thanh toán để chi cho những nhà cung cấp đầu vào. Vì vậy, thời gian để thanh toán cho những nhà cung cấp này càng dài thì doanh nghiệp càng có lợi. Dòng tiền cũng sẽ tối ưu hơn, nhờ vậy mà công ty được giảm áp lực đáng kể về vấn đề chi tiền mặt. 

Áp dụng quy tắc 80/20 đối với những khoản mà doanh nghiệp cần phải trả. Trong số đó, doanh nghiệp cần tập trung hơn vào việc đàm phán với các công ty cung cấp nguồn đầu vào chính của doanh nghiệp mình. Không nên tập trung đàm phán đối với những nhà cung cấp vừa và nhỏ (điều này sẽ khiến doanh nghiệp tốn thời gian, nhân lực và cả trí lực mà hiệu quả nhiều lúc lại không được như ý).

Những khoản tiền phải trả

Những khoản tiền phải trả

Các khoản phải thu

Là phần doanh số cần phải thu hồi đến từ các khách hàng chấp nhận hoặc trả nợ chậm. Điều này sẽ xảy ra dù bản báo cáo doanh thu cao nhưng trên thực tế thì tiền mặt của doanh nghiệp không nhiều. Nguyên nhân chính là do nguồn thu đang bị ứ đọng, các khoản thu tiền mặt đang bị trả chậm, khiến cho doanh nghiệp bị thiếu hụt dòng tiền. 

Với quy tắc 80/20, điều này cũng sẽ chỉ quy định khoảng 20% số lượng khách hàng trả chậm nhưng lại chiếm đến 80% doanh số của một doanh nghiệp. Vì vậy, doanh nghiệp cần phải đề ra các chính sách bán hàng để đạt hiệu quả tối ưu nhất. Nhờ vậy sẽ đảm bảo công ty tránh được tình trạng những khoản nợ khó đòi hoặc khiến cho dòng tiền không được ổn định.

Những khoản tiền cần thu để áp dụng quy tắc

Những khoản tiền cần thu để áp dụng quy tắc

Hàng tồn kho

Ở trong kho, dựa theo quy tắc 80/20, chắc chắn sẽ có những thành phẩm mang lại khoản doanh thu ít nhưng lượng hàng tồn kho lại rất nhiều. Điều này khiến cho doanh nghiệp tốn kém nhiều chi phí. Chính vì vậy, doanh nghiệp cần có một kế hoạch để sắp xếp mọi mặt hàng thật hợp lý các loại mặt hàng chiếm một số lượng tồn kho lớn. Bản kế hoạch này sẽ mang đến một dòng tiền, nguồn thu đáng kể cho doanh nghiệp. 

Áp dụng quy luật 80/20 trong cuộc sống

Quy luật 80/20 cũng là một cách để bạn khiến cho cuộc sống của mình trở nên có ý nghĩa hơn. Đặc biệt là trong những mối quan hệ xã hội. Đã có lúc nào bạn nhận ra rằng, những người bạn quen biết xung quanh nhưng chỉ có khoảng 20% trong đó là những mối quan hệ thân thiết. Số lượng ít ỏi này lại mang đến cho bạn đến 80% niềm vui và cả sự sẻ chia trong cuộc sống. Và cũng chỉ có những người này mới thật sự quan tâm bạn, luôn cầu mong những điều tốt nhất dành cho bạn. 

Áp dụng quy tắc khi quản lý đời sống

Áp dụng quy tắc khi quản lý đời sống

Trong cuộc đời của mình, bạn hãy dành phần lớn thời gian để quan tâm đến 20% số lượng những người thực sự thân thiết và quan tâm đến mình. Họ sẽ mang lại cho bạn 80% niềm hạnh phúc trong suốt cuộc đời của mình. Cho dù bạn có nhận ra được điều này hay không thì quy tắc này vẫn sẽ luôn hiện hữu trong bất cứ ngóc ngách nhỏ nào của cuộc sống. 

Khi đã hiểu được nguyên tắc 80/20, những điều này sẽ giúp cho bạn có được một cái nhìn sâu sắc nhất về những gì đang diễn ra xung quanh cuộc sống của chúng ta. Bạn không cần phải áp dụng quy tắc này một cách thật cứng nhắc mà hãy sử dụng nguồn thời gian của mình một cách thật khôn ngoan để cảm nhận giá trị của chúng. 

Dựa vào nguyên lý trên, bạn có thể đơn giản hoá được cuộc sống của mình để tập trung hơn vào những điều quan trọng hơn. Chắc chắn bạn sẽ nhận được những giá trị thực sự to lớn. 

Quy tắc 80/20 – một quy tắc đặc biệt có thể giúp cho bạn có được nhiều điều giá trị trong cuộc. Không những thế, trong vấn đề kinh doanh, nguyên tắc 80/20 cũng mang đến cho doanh nghiệp những giá trị vô cùng tuyệt vời. 


0968 382 682
Để lại lời nhắn cho chúng tôi Gọi ngay Chat với chúng tôi qua Zalo Facebook Messenger