Sơ đồ gantt là gì? Cách vẽ sơ đồ gantt bằng tay ra sao?

Để hoàn thành các mục tiêu một cách tốt nhất, hoàn hảo nhất thì chắc chắn không thể thiếu được sự góp mặt của bảng kế hoạch ghi chi tiết từng bước làm trong từng thời gian cụ thể. Hiện tại có khá nhiều các phương pháp để lập bảng kế hoạch nhưng tuy nhiên sử dụng sơ đồ gantt vẫn là phương pháp được nhiều người ưa chuộng lựa chọn hơn cả. 

Sơ đồ Gantt là một công cụ quản lý dự án được sử dụng để biểu diễn lịch trình và thời gian hoàn thành các công việc trong dự án. Nó là một biểu đồ thanh thể hiện các công việc của dự án theo thời gian và mô tả chi tiết các công việc cần thực hiện để hoàn thành dự án. Sơ đồ Gantt cũng cung cấp thông tin về sự phụ thuộc giữa các công việc và thời gian cần thiết để hoàn thành từng công việc.

Sơ đồ gantt là gì?

Sơ đồ Gantt là một công cụ quản lý dự án được sử dụng để biểu diễn lịch trình và thời gian hoàn thành các công việc trong dự án. Nó là một biểu đồ thanh thể hiện các công việc của dự án theo thời gian và mô tả chi tiết các công việc cần thực hiện để hoàn thành dự án. Sơ đồ Gantt cũng cung cấp thông tin về sự phụ thuộc giữa các công việc và thời gian cần thiết để hoàn thành từng công việc.

Sơ đồ Gantt được phát triển bởi Henry Gantt vào đầu thế kỷ 20 và đã trở thành một công cụ quản lý dự án quan trọng trong các lĩnh vực như xây dựng, sản xuất, kinh doanh và công nghệ thông tin. Bảng kế hoạch Gantt giúp quản lý dự án có thể theo dõi tiến độ của dự án, đánh giá mức độ hoàn thành và điều chỉnh lịch trình nếu cần thiết để đảm bảo hoàn thành dự án đúng thời hạn.

Với sơ đồ Gantt, các công việc của dự án được phân chia thành các khối thời gian cụ thể và được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên hoặc mức độ quan trọng. Nó cũng cung cấp thông tin về sự phụ thuộc giữa các công việc, cho phép quản lý dự án đánh giá và kiểm soát tiến độ của dự án.

Trong sơ đồ Gantt, mỗi công việc được đại diện bằng một thanh ngang trên biểu đồ, với chiều dài của thanh tương ứng với thời gian cần thiết để hoàn thành công việc đó. Các thanh ngang được sắp xếp theo thứ tự tùy ý và phụ thuộc vào các công việc khác trong dự án. Sơ đồ Gantt cũng cung cấp thông tin về các mốc thời gian quan trọng, bao gồm thời gian bắt đầu và kết thúc của dự án.

Nếu như xét về mặt bản chất thì sơ đồ gantt cũng giống như một hình ảnh minh họa chân thực nhất cho bản kế hoạch. Giúp cho tất cả mọi người dễ dàng theo dõi được toàn bộ các công việc phải làm theo đúng thời gian quy định. Từ đó, tiến độ hiệu quả công việc sẽ được nâng cao hơn rất nhiều. Mọi người cũng sẽ chủ động hơn khi thực hiện công việc, biết được việc nào cần phải làm trước, việc nào làm sau.

Phần lớn hầu hết mọi người từ cá nhân cho đến doanh nghiệp, công ty lớn nhỏ đều thích sử dụng sơ đồ gantt bởi sơ đồ này rất thân thiện, đơn giản lại dễ thiết kế. Bố trí được các thông tin khoa học, dễ dàng. Do đó, mặc dù hiện nay xuất hiện rất nhiều các loại sơ đồ để lập bảng kế hoạch khác nhưng sơ đồ gantt vẫn luôn được ưu tiên hàng đầu.

Sơ đồ gantt dùng để làm gì

Sơ đồ Gantt là một công cụ quản lý dự án được sử dụng để biểu diễn kế hoạch và quản lý tiến độ của một dự án. Nó cho phép quản lý dự án và các thành viên trong nhóm dự án có thể xác định được các công việc cần thực hiện, thời gian hoàn thành và mối quan hệ giữa các công việc đó.

Sơ đồ Gantt giúp quản lý dự án có thể quản lý thời gian, tài nguyên và chi phí một cách hiệu quả. Nó cung cấp một hình ảnh rõ ràng về các hoạt động của dự án, từ đó giúp cho quản lý có thể kiểm soát được tiến độ của dự án, phát hiện và khắc phục các vấn đề trong quá trình thực hiện dự án.

Sơ đồ Gantt cũng là một công cụ hữu ích trong việc lập kế hoạch và phân bổ thời gian cho các công việc. Với sơ đồ Gantt, quản lý dự án và các thành viên trong nhóm dự án có thể xác định được các công việc ưu tiên và thời gian hoàn thành của chúng, từ đó đảm bảo được tiến độ dự án được hoàn thành đúng hạn.

Ngoài ra, sơ đồ Gantt còn là công cụ hữu ích để thuyết trình và báo cáo tiến độ dự án cho các bên liên quan. Nó giúp quản lý dự án có thể trình bày một cách trực quan và dễ hiểu các thông tin liên quan đến tiến độ và quản lý dự án.

Cách vẽ sơ đồ gantt bằng tay

Biết được sơ đồ gantt là gì nhưng chắc hẳn vẫn có khá nhiều bạn chưa biết được cách sẽ sơ đồ gantt bằng tay như thế nào. Đừng lo lắng, ngay sau đây chúng tôi sẽ hướng dẫn cho bạn cách sẽ sơ đồ gantt bằng tay một cách chi tiết nhất, đảm bảo xem xong ai cũng đều vẽ được hết. 

Bước 1: Xác định và liệt kê công việc cùng thời gian

Đây là bước chuẩn bị dữ liệu đầu vào quan trọng nhất.

• Liệt kê tất cả công việc: Viết ra tất cả các nhiệm vụ, hoạt động, hoặc các giai đoạn chính của dự án bạn dự định thực hiện.
• Xác định thời gian: Với mỗi công việc, hãy xác định các mốc thời gian sau:
  • Thời gian bắt đầu dự kiến.
  • Thời gian kết thúc dự kiến.
  • Thời lượng (Duration) cần thiết để hoàn thành công việc đó (ví dụ: 3 ngày, 1 tuần, 10 giờ).
• Xác định mục tiêu: Ghi rõ mục tiêu cần đạt được cho từng công việc để dễ dàng đánh giá.

Bước 2: Xác định mối quan hệ và sắp xếp công việc

Sơ đồ Gantt cần thể hiện tính logic và sự phụ thuộc giữa các công việc.

• Xác định mối quan hệ phụ thuộc: Quyết định công việc nào là tiền đề (phải hoàn thành) trước khi công việc tiếp theo có thể bắt đầu. Ví dụ: “Thiết kế” phải hoàn thành trước khi bắt đầu “Lập trình”.
• Sắp xếp thứ tự:
  • Sắp xếp các công việc theo tuần tự thực hiện, từ công việc quan trọng hoặc bắt đầu sớm nhất ở trên cùng, rồi đi dần xuống.
  • Nếu hai hoặc nhiều công việc có thể chạy song song (không phụ thuộc vào nhau), bạn có thể xếp chúng cạnh nhau hoặc liền kề nhau trên danh sách.

Bước 3: Vẽ Sơ đồ Gantt (Biểu diễn trên Trục)

Sơ đồ Gantt có cấu trúc hình học đơn giản với hai trục chính:

Vẽ Khung Sơ đồ:

• Trục Tung (Vertical Axis): Dùng để liệt kê tên các Công việc mà bạn đã xác định và sắp xếp ở Bước 2.
• Trục Hoành (Horizontal Axis): Dùng để biểu thị Thời gian (có thể chia theo ngày, tuần, hoặc tháng, tùy thuộc vào độ dài của dự án).

Điền Dữ liệu và Vẽ Thanh công việc:

• Lần lượt điền các công việc vào Trục Tung theo thứ tự đã sắp xếp.
• Dựa vào thời gian bắt đầu và kết thúc đã định ở Bước 1, bạn vẽ các Thanh ngang trên trục hoành tương ứng với mỗi công việc.
  • Chiều dài của thanh ngang chính là Thời lượng của công việc đó.
  • Vị trí của thanh ngang trên trục thời gian (trục hoành) thể hiện thời điểm bắt đầu và kết thúc dự kiến.

Thêm các Chi tiết Khác (Tùy chọn):

• Sử dụng mũi tên hoặc đường nét để ký hiệu mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc (ví dụ: mũi tên từ cuối thanh A sang đầu thanh B).
• Dùng màu sắc hoặc gạch sọc để đánh dấu Tiến độ thực tế so với kế hoạch (thông thường là tô đậm phần thanh đã hoàn thành).

Lưu ý khi sử dụng bằng tay

• Tính Linh hoạt: Khi có sự cố hoặc thay đổi, bạn sẽ cần điều chỉnh lại các thanh ngang (ví dụ: kéo dài thời gian hoàn thành công việc 1) và xem xét tác động của sự thay đổi đó lên các công việc phụ thuộc tiếp theo.
• Sử dụng giấy kẻ ô: Giấy kẻ ô (giấy milimet) sẽ giúp bạn chia đều trục thời gian và vẽ các thanh ngang thẳng hàng, chính xác hơn.

Sơ đồ gantt mẫu

Vẽ sơ đồ gantt bằng tay là cách truyền thống được áp dụng từ xưa nay. Nhưng tuy nhiên ở thời điểm hiện tại công nghệ khoa học đã được phát triển hơn rất nhiều. Bạn có thể hoàn toàn tạo bản sơ đồ gantt trên các phần mềm ứng dụng hiện đại. Bằng cách này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian hơn rất nhiều, đặc biệt là lúc cần phải điều chỉnh lại sơ đồ.

Dưới đây là một số mẫu sơ đồ gantt về một số lĩnh vực khác nhau trong cuộc sống được tạo ra bằng phần mềm hiện đại. Bạn có thể tham khảo để tạo cho mình những bản sơ đồ gantt đẹp mắt và khoa học nhất nha. 

Sơ đồ gantt về kế hoạch công việc

Để cho công việc đạt được hiệu quả cao nhất đúng như kế hoạch thì sơ đồ gantt được coi như là một trợ thủ đắc lực vậy đó. Khi nhìn vào sơ đồ gantt thì mọi người sẽ biết ngay được hôm nay mình cần làm gì, cần hoàn thành những công việc gì,..sẽ không bị lãng phí thời gian cho những việc vô bổ nữa. 

Sơ đồ gantt trong học tập

Đối với các bạn học sinh, sinh viên thì có lẽ rằng sẽ phải thường xuyên phải làm các bài tập nhóm đúng không nào? Chính vì thế, để bài tập được hoàn thành theo đúng thời hạn thầy cô giao và đặc biệt là bài đạt điểm tối đa nhất. Thì ngay từ khi mới được phân công bài tập nhóm thì các bạn đã phải lập ngay một bản sơ đồ gantt để ghi rõ các công việc cần làm trong khoảng thời gian đó là gì rôi. 

Sơ đồ gantt trong lập kế hoạch

Sống mà không có kế hoạch cho tương lai của chính bản thân mình thì cuộc sống quả thật là quá vô nghĩa. Dù là kế hoạch xa hay là kế hoạch gần thì ngay từ bây giờ bạn hãy tập sống theo mục tiêu, kế hoạch do chính bản thân mình đặt ra đi. Bạn sẽ cảm thấy cuộc sống có ý nghĩa hơn rất nhiều đấy.

Sơ đồ gantt trong quản lý dự án

Bất kỳ một dự án lớn hay nhỏ nào thì cũng cần một bản sơ đồ để theo dõi tiến triển của dự án. Từ đó có thể điều chỉnh sao cho phù hợp nhất và cũng sẽ giúp cho dự án được hoàn thành một cách tốt nhất. Sơ đồ gantt sẽ giúp bạn quản lý dự án hiệu quả.

Phần mềm vẽ sơ đồ gantt

Hiện nay, có nhiều phần mềm hỗ trợ vẽ sơ đồ Gantt, giúp người dùng tạo ra bảng kế hoạch dễ dàng và chính xác hơn. Dưới đây là một số phần mềm vẽ sơ đồ Gantt phổ biến:

1. Microsoft Project: Là phần mềm quản lý dự án chuyên nghiệp, hỗ trợ đầy đủ tính năng để tạo sơ đồ Gantt và quản lý dự án.
2. GanttProject: Là phần mềm miễn phí, có tính năng tạo sơ đồ Gantt, lập lịch và quản lý dự án.
3. TeamGantt: Là một phần mềm trực tuyến, cho phép tạo và chia sẻ sơ đồ Gantt với đội nhóm.
4. Smartsheet: Là một công cụ quản lý công việc trực tuyến, hỗ trợ tạo sơ đồ Gantt và quản lý dự án.
5. Trello: Là một công cụ quản lý dự án trực tuyến, có tính năng tạo sơ đồ Gantt thông qua các plugin và phần mềm bên thứ ba.

Trong đó, Microsoft Project được coi là phần mềm phổ biến nhất và có tính năng đầy đủ nhất cho việc vẽ sơ đồ Gantt và quản lý dự án.

Trên đây là toàn bộ những thông tin mà chúng tôi muốn chia sẻ đến bạn về sơ đồ gantt là gì? Hy vọng rằng có thể giúp bạn có được cái nhìn chi tiết, rõ ràng hơn về dạng sơ đồ này. Nếu như bạn còn câu hỏi thắc mắc này hãy để lại bình luận ở bài viết dưới đây hoặc liên hệ với chúng tôi qua địa chỉ của dịch vụ cho thuê văn phòng Sun Office để được tư vấn và giải đáp miễn phí nha.

• Website: https://timvanphong.com.vn/
• Hotline: 0968 382 682
• Fanpage: fb.com/Timvanphong.com.vn
• Maps: https://g.page/tim-van-phong-hn