Truyền thông nội bộ là gì? Những công cụ truyền thông được sử dụng phổ biến

Truyền thông nội bộ là một hoạt động được dùng trong khuôn khổ phạm vi của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Đây cũng là một phương tiện quan trọng để những người đứng đầu có thể thông báo và điều hành, quản lý hoạt động nhân sự theo một định hướng chung. Nếu đang tìm hiểu, làm quen với môi trường làm việc công sở thì đây là điều bạn nên tìm hiểu.

Truyền thông nội bộ là gì? Các đặc điểm cơ bản

Truyền thông là một hoạt động có ý nghĩa cực kỳ quan trọng. Mỗi tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp hiện đều sở hữu một bộ phận truyền thông riêng. Nhiệm vụ của họ không chỉ đơn thuần là thực hiện các hoạt động marketing với các sản phẩm, dịch vụ. Mặt khác, họ còn có trách nhiệm tuyên truyền, phổ biến mọi thông tin trong nội bộ cơ quan, công ty.

Truyền thông nội bộ là gì? Các đặc điểm cơ bản

Truyền thông nội bộ là một hoạt động quan trọng tác động đến định hướng phát triển của chung của tập thể. Do đó, nếu đang tìm hiểu về không gian, môi trường làm việc, bạn cần có những hiểu biết nhất định về vấn đề này.

Khái niệm chung về truyền thông nội bộ

Truyền thông nội bộ, theo khái niệm quốc tế được gọi là Internal Communications. Đây là một công tác hoạt động nội bộ với mục đích chủ yếu là thông báo, truyền tải thông tin đến các nhân viên, phòng ban đối với nhiều vấn đề khác nhau. Chúng đảm bảo giúp mọi người đều có thể nắm bắt tin tức tốt và nghiêm túc thực hiện theo.

Mọi hoạt động của công ty đều được thể hiện, tuyên truyền thông qua truyền thông nội bộ. Hoạt động này diễn ra ở từng cấp bậc các nhau từ hẹp đến rộng. Có những tin tức tuyên truyền chỉ ở mức giữa các nhân viên trong một phòng ban, giữa phòng ban này với phòng ban khác hay là của cả chung cơ quan, doanh nghiệp.

Các hoạt động truyền thông nội bộ còn đảm bảo việc giữ nề nếp, duy trì, củng cố cũng như phát triển mối quan hệ tốt đẹp giữa những nhân viên, phòng ban với nhau. Điều này rất quan trọng trong việc xây dựng một định hướng chung cho tất cả mọi người, đồng nhất các hoạt động để có sự phối hợp nhịp nhàng nhất. 

Khái niệm chung về truyền thông nội bộ

Ý nghĩa của hoạt động truyền thông nội bộ

Truyền thông nội bộ là hoạt động mà cơ quan, doanh nghiệp nào cũng cần có. Sự ra đời và tồn tại của chúng gắn liền với sự phát triển của cơ quan, doanh nghiệp. Bên cạnh vai trò thông báo, định hướng hoạt động, chúng còn mang rất nhiều ý nghĩa khác. Tiêu biểu là:

Truyền thông nội bộ không chỉ đơn thuần là tuyên truyền, thống báo tin tức. Chúng còn là một chất xúc tác đặc biệt gắn kết mọi người với nhau. Một cơ quan, doanh nghiệp có truyền thông nội bộ tốt thì tinh thần đoàn kết của nhân viên lại càng cao. Điều này sẽ giúp các hoạt động tập thể trong tương lai thêm phần bền vững và bền chặt

Thông qua truyền thông nội bộ, tầm nhìn, định hướng và thông điệp của lãnh đạo được thể hiện rõ nhất. Qua đó nhân viên sẽ dễ dàng thấu hiểu, thông suốt và có tinh thần làm việc hơn. Việc truyền thông qua loa, không rõ ràng, dễ gây hiểu nhầm có thể tạo ra những bất mãn, xích mích ngầm. Từ đó hệ quả về sau là rất khó lường.

Nhiệm vụ của hoạt động truyền thông nội bộ

Trong nội bộ cơ quan, doanh nghiệp, truyền thông được đánh giá rất cao. Chúng thực hiện nhiều nhiệm vụ quan trọng tác động trực tiếp đến hoạt động chung của tập thể. Cụ thể là:

Nhiệm vụ của hoạt động truyền thông nội bộ

Các hoạt động truyền thông trong nội bộ có nhiệm vụ chính là cung cấp thông tin đến tất cả nhân viên hoặc từng đối tượng, phòng ban, bộ phận. Chúng có thể là nhiệm vụ công tác, chính sách, bộ máy hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp hay bất cứ điều gì mà nhân viên có quyền và nghĩa vụ được biết, thực hiện theo.

Hoạt động truyền thông còn bao gồm giáo dục và tuyên truyền. Không chỉ về quy định, chính sách công ty, truyền thông trong nội bộ còn đảm bảo giáo dục ý thức cho nhân viên về đường lối chính sách, các quy định pháp luật, truyền thống của nhà nước.

Tạo điều kiện cho sự thúc đẩy, phát triển và duy trì mối quan hệ nội bộ. Truyền thông trong nội bộ còn có giá trị khích lệ, động viên và tạo sự thi đua giữa mọi người. chẳng hạn, những phong trào, các hoạt động xã hội hay những tấm gương tiêu biểu đều được đề cập đến.

6 bước tạo dựng kế hoạch truyền thông nội bộ hiệu quả

Truyền thông nội bộ là một trong những giá trị cốt lõi thúc đẩy sự phát triển của cơ quan, doanh nghiệp. Vậy nên với những nhà lãnh đạo, xây dựng một kế hoạch truyền thông hiệu quả, lâu dài, linh hoạt dễ cải thiện, đổi mới là rất cần thiết. 

Đối với tính chất hoạt động của từng cơ quan, doanh nghiệp, các hoạt động truyền thông sẽ có những đặc trưng riêng. Tuy nhiên cũng vẫn đảm bảo 6 bước xây dựng cơ bản là:

6 bước tạo dựng kế hoạch truyền thông nội bộ hiệu quả

Đánh giá thực trạng từ thực tiễn

Khi thông báo một tin tức hay một vấn đề nào đó trong cơ quan, doanh nghiệp thì đó chính là truyền thông nội bộ. Thực tế, trước cả khi chủ động xây dựng, khái niệm này đã hình thành cùng với sự ra đời, tồn tại và hoạt động của các cơ quan, doanh nghiệp. Tuy nhiên vì chưa được xây dựng cụ thể nên mọi thứ vẫn là tự phát, thiếu liên kết với nhau.

Đối với một doanh nghiệp chưa xây dựng hệ thống truyền thông trong nội bộ thì đây là bước đầu tiên cần nghiên cứu và thực hiện. Theo đó, việc xây dựng phải xuất phát từ chính thực trạng trong thực tiễn của cơ quan, doanh nghiệp. Điều này sẽ giúp bạn biết nên dựa vào những tiêu chí nào, bắt đầu từ đâu để có một bộ phận truyền thông nội bộ chất lượng nhất.

Những tiêu chí cần đánh giá trước khi xây dựng truyền thông nội bộ là:

• Tình hình thực tế của cơ quan, doanh nghiệp hiện nay dựa trên các phạm trù hoạt động tiêu biểu. Cụ thể có thể kể đến như hoạt động kinh doanh, tình hình nhân sự, những thay đổi có thể xảy đến trong tương lai, môi trường làm việc, …

Xây dựng kế hoạch từ đánh giá thực trạng từ thực tiễn

• Đánh giá xem liệu nội bộ cơ quan, công ty đã có những hoạt động truyền thông cụ thể và bài bản nào được triển khai trước đó hay không?
• Đánh giá hiệu quả truyền thông hiện tại là tốt hay xấu? Hệ thống truyền thông là tự phát, rời rạc hay đã có sự thống nhất chung về cách thức hoạt động?

Xác định chính xác đối tượng truyền thông

Phạm vi truyền thông nội bộ nhỏ hơn rất nhiều so với hoạt động truyền thông sản phẩm, dịch vụ ra bên ngoài. Tuy nhiên việc xác định đối tượng truyền thông trong nội bộ công ty là cực kỳ quan trọng. Nguyên do là những thông tin được truyền tải liên quan trực tiếp đến hoạt động nội bộ, không phải vì mục đích bán hàng hay tăng nhận diện sản phẩm, dịch vụ.

Xác định đối tượng truyền thông cũng là một bước quan trọng khi xây dựng truyền thông nội bộ. Bởi đôi khi, những thông tin mật, quan trọng sẽ chỉ dành cho một số vị trí nhất định. Vì thế, quá trình xây dựng truyền thông trong nội bộ, bạn cần xác định được những vấn đề về đối tượng tiếp nhận là:

Xác định chính xác đối tượng truyền thông

• Những đối tượng cần biết thông tin trong cơ quan, doanh nghiệp là ai? Phạm trù nội dung mà họ cần biết?
• Bộ phận nào có mối liên hệ mật thiết nhất với nhân sự? Nhu cầu tiếp nhận thông tin của từng phòng ban?
• Làm thế nào để kết nối toàn bộ nhân viên? Một bộ phận truyền thông cần như thế nào để truyền tải thông tin đủ, đúng đối tượng?
• Truyền thông đến nhân viên có thể chắt lọc theo tiêu chí nào? Việc phân cấp dựa trên vị trí như manager, nhân viên chính thức hoặc đang thử việc có phù hợp?

Xác định rõ mục tiêu và thông điệp được truyền tải

Một bộ phận truyền thông làm việc bao giờ cũng cần xác định rõ mục tiêu và thông điệp cụ thể. Chúng giúp người phụ trách truyền thông có thể xây dựng nội dung là lựa chọn hình thức truyền tải phù hợp với từng đối tượng. Về các xác định mục tiêu, các cơ quan, doanh nghiệp hiện nay đều tuân theo mô hình SMART. 

Đồng thời bạn cũng phải trả lời được những câu hỏi sau:

Xác định rõ mục tiêu và thông điệp được truyền tải

• Mục tiêu trong các thông tin truyền tải nội bộ của doanh nghiệp là gì? Nhất là những vấn đề liên quan trực tiếp đến nhân sự
• Thông tin truyền tải có đảm bảo được yếu tố về nhu cầu tiếp nhận và thông điệp mong muốn truyền tải của cơ quan, doanh nghiệp hay không?
• Cần làm gì để nhân viên hiểu, có niềm tin và thực hiện theo những gì được tuyên truyền, phổ biến trong nội bộ cơ quan, doanh nghiệp?

Xác định chiến lược

Để đạt hiệu quả trong tuyên truyền nội bộ là không hề đơn giản. Mặc dù đảm bảo được khả năng tiếp cận nhưng để chắc chắn hiệu quả mang lại, hành động thực tiễn là rất khó. Vậy nên, khi xây dựng truyền thông nội bộ cần xác định chiến lược, đảm bảo mục tiêu đề ra được hoàn thành tốt.

Yếu tố quan trọng nhất trong bước này chính là hướng đến thái độ, ý thức và hành vi của nhân viên. Khi thực hiện kế hoạch truyền thông trong cơ quan, doanh nghiệp, người phụ trách cần đảm bảo rõ ràng những vấn đề sau:

Xác định chiến lược truyền thông

• Nhân viên được công nhận theo hình thức nào? Dựa vào chất lượng công việc, KPI, …?
• Nhân viên được đào tạo với lộ trình nội bộ ra sao? Có thời gian thực hiện cụ thể không và khi nào thì ra thông báo?
• Thông báo về lộ trình thăng tiến một cách minh bạch, rõ ràng để nhân viên cùng nhau cố gắng và cạnh tranh lành mạnh
• Đảm bảo truyền thông chính xác, đầy đủ và minh bạch các thông tin về nhân viên và lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp
• Vận hành mạng truyền thông nội bộ đúng cách, tối ưu, đảm bảo mọi nhân viên đều có thể tiếp cận chính xác, nhanh chóng.

Xác định kế hoạch và hành động

Khi xây dựng kế hoạch truyền thông nội hoàn chỉnh thì việc tiếp theo chính là áp dụng chúng vào thực tế. Những nhân viên thuộc bộ phận truyền thông sẽ phải triển khai đến những đối tượng mà thông tin hướng đến. Với từng nội dung truyền tải thì hình thức sẽ khác nhau, tuy nhiên có 3 điểm cần được đảm bảo là “của ai”, “làm gì” và “vào lúc nào”.

Xác định kế hoạch và hành động

Một kế hoạch được xác định và hành động rõ ràng thì mới đảm bảo được hiệu quả tiếp nhận của chúng. Do đó, đây là một trong những bước đặc biệt quan trọng khi xây dựng kế hoạch truyền thông nội mà bạn cần lưu ý.

Đánh giá và đo lường hiệu quả

Mỗi một hoạt động truyền thông trong cơ quan, doanh nghiệp đều có những mục tiêu nhất định. Vì thế khi tiến hành triển khai, điều quan trọng nhất cần đạt được chính là thực hiện tốt mục tiêu. Thông qua hiệu quả nhận về, bạn có thể đánh giá được là các hoạt động truyền thông được triển khai nội bộ là có tốt hay không. Một số tiêu chí được dùng để đánh giá là:

• Mức độ nhân viên tương tác với các thông tin được đưa ra
• Những chuyển biến trong hành vi, thái độ của nhân viên sau khi các hoạt động truyền thông tin tức nội bộ được triển khai
• Đo lường các chỉ số, tỷ lệ về các mặt khác nhau như turnover rate, độ hài lòng, thực hiện đúng, …
• Từ những đánh giá trên, bạn sẽ rút ra được kết luận về ưu nhược điểm của các kế hoạch truyền thông tin tức nội bộ. Nhờ vậy, việc cải thiện và nâng cao hoạt động từ những kế hoạch triển khai sau sẽ tốt hơn rất nhiều.

Đánh giá và đo lường hiệu quả kế hoạch truyền thông

Các công cụ truyền thông nội bộ phổ biến 

Làm việc trong môi trường công sở thì hẳn bạn không còn quá xa lạ với những tin tức truyền thông trong nội bộ. Để truyền tải đến tất cả mọi người hoặc từng nhóm đối tượng, có rất nhiều công cụ được sử dụng. Theo đó, những công cụ truyền thông nội bộ được sử dụng phổ biến tại các cơ quan, doanh nghiệp hiện nay là:

Mạng nội bộ

Với thời đại công nghệ 4.0 như hiện nay, các công ty đều có hệ thống mạng nội bộ riêng. Hệ thống mạng này cho phép công ty truyền tải mọi tin tức, thông báo, sự kiện đến với toàn nhân viên trong công ty. Đặc biệt thông qua đây, bộ phận truyền thông nội bộ có thể quản lý tốt mọi dữ liệu cũng như kết nối thông tin đến toàn nhân viên một cách nhanh chóng nhất.

Việc truyền thông qua mạng nội bộ cơ quan, doanh nghiệp được đánh giá cao vì tính hiệu quả và tiện dụng của chúng. Theo đó, các nhân viên sẽ nhanh chóng nắm bắt được thông tin chỉ thông qua một tin gửi trên hệ thống. Đặc biệt, dựa vào đây, bộ phận truyền thông cũng có thể đánh giá được mức độ tương tác, thống kê tỉ lệ đạt được trong mỗi lần truyền thông.

Mạng nội bộ

Tạp chí nội bộ

Không phải tất cả các cơ quan, doanh nghiệp hiện nay đều sở hữu tạp chí nội bộ. Công cụ truyền thông này chỉ phổ biến tại những cơ quan nhà nước hay các doanh nghiệp lớn. Tuy nhiên chúng lại là một hình thức được nhiều người đánh giá cao bởi giá trị truyền tải thực tiễn. 

Những tạp chí nội bộ sẽ được xuất bản định kỳ theo tháng, giống như nhiều loại tạp chí thông thường khác. Chủ đề tạp chí hướng đến thường là những tin tức, vấn đề chuyên ngành liên quan đến lĩnh vực cơ quan, công ty đang hoạt động. Một số mục bài khác có thể là về chính công ty hoặc những cuộc thi, minigame nội bộ, ….

Đặc biệt, thông qua tạp chí, nhân viên còn có quyền nêu ý kiến và những đóng góp cá nhân. Các bài viết trong tạp chí cũng có tính nghiên cứu chuyên sâu hơn thay vì chỉ là những điểm tin thông thường. Đó là lý do dù không có ở tất cả cơ quan, doanh nghiệp nhưng đây vẫn là công cụ truyền thông nội bộ được đánh giá cao.

Bản tin điện tử

Bảng tin điện tử là một công cụ truyền thông nội bộ khác được sử dụng rất nhiều. Đây là một dạng kênh truyền thông online và được kết nối với email cũng như mạng nội bộ cơ quan, doanh nghiệp. Với bản tin này, chúng có thể truyền tải trực tiếp đến từng nhân viên hay ban lãnh đạo. Do đó, với việc phân loại đối tượng truyền thông sẽ đơn giản hơn nhiều.

Bản tin điện tử

Bản tin truyền thông được sử dụng rất nhiều trong các cơ quan, doanh nghiệp. Sở dĩ được lựa chọn nhiều đến vậy là chúng mang hiệu quả truyền tải tốt nhưng trất tiết kiệm về chi phí. Đặc biệt nhiều doanh nghiệp cũng sử dụng chúng để giao tiếp với khách hàng, đối tác được thuận tiện hơn.

Bảng tin

Bảng tin là một công cụ truyền thông nội bộ truyền thống. Chúng được thiết kế dưới dạng bảng đứng hoặc gắn tường, đặt tại vị trí mọi người dễ thấy nhất. Bảng tin thường được dùng để thông báo những tin tức chung về sự kiện, cuộc thi, hoạt động nhân sự và hướng đến mọi nhân viên. Dù công nghệ phát triển mạnh mẽ nhưng đây vẫn là hình thức được lựa chọn nhiều.

Bảng tin không chỉ được dùng chung trong cả cơ quan, doanh nghiệp. Với những phòng ban riêng, họ cũng có một mẫu bảng tương tự để thông báo những vấn đề cụ thể hơn. Vì thế, khi bắt đầu môi trường làm việc công sở, để cập nhật nhanh tin tức thì bạn nên lưu ý đến những bảng tin này.

Bảng tin truyền thống

Người chịu trách nhiệm quản lý

Thay vì ngôn ngữ viết thì truyền thông nội bộ cũng có thể được thực hiện theo hình thức truyền miệng. Theo đó, những người đứng đầu thông qua các cuộc họp cấp cao sẽ phổ biến lại thông tin với nhân viên các phòng ban. Với hình thức này, tin tức thường sẽ hướng đến sự ngắn gọn, súc tích, dễ hiểu.

Truyền thông nội bộ ngày càng đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của các cơ quan, doanh nghiệp hiện nay. Để xây dựng kế hoạch truyền thông cũng như thực hiện chúng qua các công cụ cần có sự nghiên cứu kỹ càng và cẩn thận. Với những chia sẻ trên từ Sun Office mong rằng sẽ mang đến bạn có nhìn cụ thể, chính xác nhất.

• Website: https://timvanphong.com.vn/
• Hotline: 0968 382 682
• Fanpage: fb.com/Timvanphong.com.vn
• Maps: https://g.page/tim-van-phong-hn