Hướng dẫn thủ tục thành lập chi nhánh doanh nghiệp

Ở bài viết trước, Sun Office đã cung cấp cho bạn thông tin về chi nhánh và văn phòng đại diện là gì, nên mở chi nhánh hay văn phòng đại diện. Tại bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn thủ tục thành lập chi nhánh doanh nghiệp để bạn có thể chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, hồ sơ liên quan cũng như biết quy trình thành lập cụ thể chi nhánh công ty.

Hướng dẫn thủ tục thành lập chi nhánh doanh nghiệp ( Ảnh minh họa )

Để thành lập chi nhánh, bạn cần chuẩn bị hồ sơ giấy tờ và hiểu được quy trình cũng như thời gian xử lý hồ sơ mở chi nhánh, từ đó chuẩn bị tốt nhất cho việc thành lập. Sau đây sẽ là các thông tin cụ thể:

Chuẩn bị hồ sơ thành lập chi nhánh

Hồ sơ thành lập chi nhánh gồm một số loại giấy tờ sau:

1. Thông báo thành lập chi nhánh có chữ ký của người đại diện doanh nghiệp theo pháp luật.
2. Quyết định bằng văn bản về việc thành lập chi nhánh công ty
3. Biên bản cuộc họp về việc thành lập chi nhánh (trừ hộ kinh doanh cá thể hay công ty TNHH 1 thành viên).
4. Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh hay giám đốc chi nhánh
5. Bản sao hợp lệ chứng chỉ hành nghề đối với các ngành nghề theo quy định (nếu được yêu cầu).
6. Giấy tờ ủy quyền cho người thực hiện thủ tục thành lập chi nhánh
7. Giấy tờ chứng thực cá nhân của người đứng đầu chi nhánh như: Chứng minh thư/ hộ chiếu/ thẻ căn cước, …

Sau khi đã chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, bạn làm theo các bước dưới đây để hoàn thành thủ tục thành lập chi nhánh mới.

Thủ tục thành lập chi nhánh công ty như thế nào?

Nộp hồ sơ cứng với những giấy tờ đã chuẩn bị kể trên tại Phòng đăng ký kinh doanh hoặc nộp bản online tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Phòng đăng ký kinh doanh thuộc cấp tỉnh, thành phố nơi doanh nghiệp bạn muốn thành lập chi nhánh sẽ tiếp nhận và kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ. Sau đó, trong khoảng 3- 5 ngày làm việc, phòng đăng ký kindh doanh sẽ cấp cho doanh nghiệp bạn Giấy chứng nhận hoạt động của chi nhánh nếu hồ sơ chính xác và hợp lệ. Lệ phí phải nộp là 100.000đ. Trong trường hợp hồ sơ bị sai sót hoặc thiếu giấy tờ, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ yêu cầu bạn sửa đổi hoặc bổ sung những giấy tờ cần thiết.

Khi đặt trụ sở chi nhánh ở tỉnh/ thành phố khác nơi đặt trụ sở chính, công ty bạn cần lưu ý để nghiên cứu quy định của pháp luật về ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp được phép kinh doanh tại chi nhánh trên địa bàn đó.

Xem thêm bài viết: Hướng dẫn thủ tục đăng ký kinh doanh từ A – Z

Thủ tục thành lập chi nhánh khác tỉnh

Chuẩn bị hồ sơ thành lập chi nhánh ở khác tỉnh

Mẫu hồ sơ bao gồm:

1. Thông báo thành lập chi nhánh khác tỉnh (Mẫu tại phụ lục Thông tư số 14/2010/TT – BKH)
2. iên bản họp của các thành viên góp vốn/ cổ đông về việc thành lập chi nhánh.
3. Quyết định bổ nhiện người đứng đầu chi nhánh cùng giấy tờ xác nhận cá nhân hợp lệ (Chứng minh thư/ hộ chiếu/ thẻ căn cước).
4. Bản sao điều lệ công ty (có thể linh động nếu không có).

Thủ tục thành lập chi nhánh khác tỉnh

1. Nộp hồ sơ đã soạn thảo ở trên tại Phòng đăng ký kinh doanh cấp tỉnh.
2. Sau khi kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận thành lập chi nhánh sau 7 ngày làm việc.
3. Trong 7 ngày làm việc sau khi nhận Giấy chứng nhận thành lập chi nhánh, doanh nghiệp phải có văn bản thông báo tới Phòng đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính, để bổ sung vào hồ sơ đăng ký kinh doanh cũng như cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Nếu thành lập chi nhánh khác tỉnh cần có con dấu và hóa đơn riêng. Chi nhánh thường nộp thuế môn bài và thuế giá trị gia tăng phát sinh. Thuế thu nhập doanh nghiệp và thuế TNCN của nhân viên thì doanh nghiệp phải đóng. Vì vậy chi nhánh cần làm thủ tục xin cấp dấu và in hóa đơn. Chi nhánh hạch toán doanh thu, chi phí phụ thuộc vào doanh nghiệp, nếu công ty mẹ đóng cửa thì chi nhánh khi đó cũng buộc phải đóng cửa theo.

Thủ tục thành lập chi nhánh hạch toán độc lập

Theo quy định, Chi nhánh có quyền lựa chọn hạch toán độc lập hay phụ thuộc. Khi bạn lựa chọn hạch toán độc lập, bạn hiểu là mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh của chi nhánh sẽ được ghi tại sổ kế toán của đơn vị, tự kê khai và quyết toán thuế. Bạn có thể thành lập chi nhánh hạch toán độc lập tại địa điểm khác tỉnh với trụ sở chính, chi nhánh của bạn kê khai hạch toán độc lập được cấp mã số thuế riêng, có con dấu riêng.

Đối với chi nhánh hạch toán độc lập khác tỉnh đối với trụ sở chính, việc kê khai thuế được thực hiện như sau:

Đối với lệ phí môn bài: Kê khai và nộp với cơ quan thuế nơi chi nhánh đặt trụ sở

Điều 5. Khai, nộp lệ phí môn bài

1. Khai, nộp lệ phí môn bài đối với tổ chức hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ.
   1. Khai lệ phí môn bài
   2. Trường hợp người nộp lệ phí có đơn vị phụ thuộc (chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh) kinh doanh ở khác địa phương cấp tỉnh nơi người nộp lệ phí có trụ sở chính thì đơn vị phụ thuộc thực hiện nộp Hồ sơ khai lệ phí môn bài của đơn vị phụ thuộc cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp đơn vị phụ thuộc.

(Thông tư 302/2016/TT-BTC hướng dẫn lệ phí môn bài)

Đối với kê khai thuế GTGT: Căn cứ vào điều 11 Thông tư 156/2013/TT-BTC như sau:

Điều 11. Khai thuế giá trị gia tăng

1. Trách nhiệm nộp hồ sơ khai thuế giá trị gia tăng cho cơ quan thuế
   1. Người nộp thuế nộp hồ sơ khai thuế giá trị gia tăng cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
   2. Trường hợp người nộp thuế có đơn vị trực thuộc kinh doanh ở địa phương cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương cùng nơi người nộp thuế có trụ sở chính thì người nộp thuế thực hiện khai thuế giá trị gia tăng chung cho cả đơn vị trực thuộc.

Nếu đơn vị trực thuộc có con dấu, tài khoản tiền gửi ngân hàng, trực tiếp bán hàng hóa, dịch vụ, kê khai đầy đủ thuế giá trị gia tăng đầu vào, đầu ra có nhu cầu kê khai nộp thuế riêng phải đăng ký nộp thuế riêng và sử dụng hóa đơn riêng….

Như vậy, căn cứ theo quy định trên, chi nhánh hạch toán độc lập có địa chỉ khác tỉnh với trụ sở chính kê khai thuế GTGT với cơ quan thuế quản lý trực tiếp nơi chi nhánh đặt trụ sở.

Đối với kê khai thuế TNDN: Tại điều 12 Thông tư 156/2013/TT-BTC và Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn về hóa đơn quy định

Điều 12. Khai thuế thu nhập doanh nghiệp

1. Trách nhiệm nộp hồ sơ khai thuế thu nhập doanh nghiệp cho cơ quan thuế
   1. Người nộp thuế nộp hồ sơ khai thuế thu nhập doanh nghiệp cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
   2. Trường hợp người nộp thuế có đơn vị trực thuộc hạch toán độc lập thì đơn vị trực thuộc nộp hồ sơ khai thuế thu nhập doanh nghiệp phát sinh tại đơn vị trực thuộc cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp đơn vị trực thuộc….

( Thông tư 156/2013/TT-BTC và Thông tư 39/2014/TT-BTC )

Thủ tục thành lập chi nhánh công ty TNHH 2 thành viên

Điều kiện để thành lập chi nhánh công ty TNHH 2 thành viên

1. Doanh nghiệp đã được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
2. Đặt tên cho chi nhánh công ty theo đúng quy định pháp luật.
   • Tên Chi nhánh Công ty được viết bằng Tiếng Viết; phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Chi nhánh”. Tên Chi nhánh Công ty phải được gắn tại trụ sở chính của Chi nhánh.
3. Đặt địa chỉ trụ sở chính cho chi nhánh công ty.
   • Khi tiến hành kê khai thông tin địa chỉ của chi nhánh, phải ghi rõ số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương… Và khi đăng ký, trụ sở Chi nhánh không được đăng ký tại Chung cư hoặc Nhà tập thể.
4. Nội dung hoạt động, ngành nghề kinh doanh của Chi nhánh công ty.
   • Phải thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp kể cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải đúng với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp đã đăng ký.
5. Người đứng đầu chi nhánh Công ty.

Là những người có năng lực hành vi dân sự, những người không nằm trong trường hợp không được góp vốn, thành lập, quản lý doanh nghiệp theo quy định của Luật Doanh nghiệp.

Hồ sơ thành lập chi nhánh công ty TNHH hai thành viên

1. Thông báo về việc đăng ký hoạt động chi nhánh theo mẫu quy định.
2. Bản sao hợp lệ quyết định, biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên.
3. Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh.
4. Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân (CMTND, thẻ căn cước, hộ chiếu…) theo quy định pháp luật của người đứng đầu chi nhánh.

Trường hợp Thành lập chi nhánh công ty ở nước ngoài thì hồ sơ gồm

1. Thông báo về việc lập chi nhánh ở nước ngoài theo mẫu quy định.
2. Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh hoặc giấy tờ tương đương.

Hồ sơ thành lập chi nhánh

Hồ sơ thành lập chi nhánh cần chuẩn bị:

• Thông báo thành lập chi nhánh (do người đại diện theo pháp luật kí)
• Quyết định bằng văn bản về việc thành lập chi nhánh (của chủ sở hữu công ty TNHH một thành viên, của Hội đồng thành viên công ty TNHH hai thành viên trở lên, của Đại hội đồng cổ đông công ty cổ phần, của các thành viên công ty hợp doanh).
• Biên bản họp về việc thành lập chi nhánh (doanh nghiệp tư nhân, công ty TNHH một thành viên không cần có loại biên bản này)
• Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh
• Giấy tờ cá nhân chứng thực của người đứng đầu chi nhánh:
  • Cá nhân có quốc tịch Việt Nam: Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu
  • Cá nhân có quốc tịch nước ngoài: Giấy đăng ký tạm trú do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp, Giấy phép lao động và Hộ chiếu
• Đối với một số ngành nghề do pháp luật quy định, bản sao hợp lệ chứng chỉ hành nghề của người đứng đầu chi nhánh (hoặc của cá nhân khác thuộc chi nhánh) sẽ được yêu cầu
• Giấy tờ ủy quyền cho người khác thực hiện thủ tục (do pháp luật quy định người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp tiến hành thủ tục này).

Quyết định thành lập chi nhánh

Mẫu quyết định thành lập chi nhánh công ty TNHH

Để thành lập chi nhánh công ty TNHH, mẫu quyết định thành lập chi nhánh công ty luôn được người quản lý công ty quan tâm. Hiện nay chưa có mẫu quy định cụ thể về quyết định thành lập chi nhánh công ty TNHH, nhưng khi soạn thảo quyết định thành lập chi nhánh cần có các nội dung dưới đây:

• Quốc hiệu, tiêu ngữ, tên công ty;
• Căn cứ của quyết định thành lập chi nhánh công ty TNHH (Căn cứ vào Luật Doanh nghiệp; căn cứ theo điều lệ của công ty, căn cứ vào nhu cầu hoạt động của công ty).
• Các điều khoản cụ thể trong quyết định thành lập chi nhánh công ty TNHH (Cụ thể gồm có các thông tin về điều khoản như thành lập chi nhánh, địa chỉ chi nhánh, ngành nghề đăng ký hoạt động của công ty).
• Họ tên người đại diện theo pháp luật của công ty TNHH
• Họ tên người có trách nhiệm thực hiện quyết định thành lập chi nhánh công ty TNHH.
• Hiệu lực của quyết định thành lập chi nhánh.

Đối với công ty TNHH 1 thành viên người ra quyết định thành lập chi nhánh là chủ sở hữu công ty. Công ty TNHH 2 thành viên trở lên người ra quyết định thành lập chi nhánh là chủ tịch hội đồng thành viên.

Như vậy phụ thuộc vào loại hình công ty TNHH mà chủ thể có thẩm quyền ra quyết định thành lập chi nhánh công ty là khác nhau.

Giấy phép đăng ký kinh doanh của chi nhánh

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh cho doanh nghiệp.

Trường hợp doanh nghiệp lập chi nhánh ở nước ngoài: Phòng Đăng ký kinh doanh bổ sung thông tin về chi nhánh của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Trên đây là một số thông tin về thủ tục thành lập văn phòng đại diện, Quý khách hàng cần tìm thuê văn phòng hay tư vấn về dịch vụ văn phòng khác vui lòng liên hệ với chúng tôi theo:

• Hotline: 0968.382.682
• Website: https://timvanphong.com.vn
• Fanpage: fb.com/Timvanphong.com.vn  
• Địa chỉ: Tầng 6, tòa nhà CIC Tower, Trung Kính, Cầu Giấy, Hà Nội