Công văn là gì ? Các mẫu công văn phổ biến trong văn phòng

Công văn là văn kiện rất phổ biến đối với mỗi công ty, doanh nghiệp. Công văn được sử dụng vào rất nhiều mục đích khác nhau như giải trình, gửi thuế, đòi nợ… Vậy công văn là gì và đâu là những mẫu công văn phổ biến nhất hiện nay. Mời quý bạn đọc hãy cùng tham khảo chi tiết bài viết của Sun Office dưới đây:

Công văn là gì?

Công văn là một hình thức văn bản hành chính. Chúng được dùng khá phổ biến trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Công văn còn là phương tiện giao tiếp chính thức giữa cơ quan Nhà nước với cấp trên, cấp dưới và với công dân. Ngoài ra, công văn còn được coi là một phương tiện giao tiếp giữa các phòng ban của công ty.

Thậm chí, trong các tổ chức xã hội và các doanh nghiệp, đối với những hoạt động hàng ngày cũng phải sử dụng công văn để thực hiện một số mục đích như: các hoạt động thông tin và giao dịch.

Công văn thường được trình bày một cách ngắn gọn và súc tích. Nội dung của công văn chứa đựng trong đó là một chủ đề cụ thể, rõ ràng. Ngôn từ sử dụng trong công văn thường phải nghiêm túc, trang trọng và lịch sự. Thể thức của một công văn cũng phải đúng quy định mà Nhà nước, cơ quan, công ty đặt ra.

Công văn tiếng anh là gì?

Công văn tiếng anh thường được gọi là: Official Dispatch hoặc Document. Công văn tiếng anh là văn bản hành chính thường được sử dụng trong các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp. Ý nghĩa và mục đích sử dụng của công văn tiếng anh cung tương tự như công văn tiếng việt. Những tổ chức, cá nhân nhận được công văn sẽ phải thực hiện đúng theo quyết định trong đó. Những thuật ngữ thường được sử dụng trong công văn tiếng anh như:

• Incoming official dispatch – Công văn đến
• Official dispatch travels – Công văn đi
• Dispatch express – Công văn hỏa tốc
• According to note number – Theo công văn số

Tính Chất và Đặc Điểm Của Công Văn

Hình thức và cấu trúc công văn

Công văn thường tuân theo một cấu trúc cụ thể để giúp truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và tiện lợi tránh gây khó khăn hiểu nhầm. Cấu trúc này bao gồm:

• Tiêu đề: Tiêu đề của công văn thường nằm ở phần đầu, giúp xác định nội dung chính của tài liệu.
• Số hiệu: Số hiệu công văn là mã định danh độc nhất, giúp dễ dàng truy vết và tìm kiếm khi cần.
• Ngày tháng: Ngày tháng viết công văn thể hiện thời điểm tạo ra tài liệu.
• Nơi gửi và nơi nhận: Đây là thông tin về người gửi và người nhận công văn, giúp xác định người tham gia trao đổi thông tin.
• Phần nội dung chính: Phần quan trọng nhất của công văn, chứa thông tin, yêu cầu, hoặc quyết định mà tài liệu muốn truyền đạt.
• Chữ ký của người ký: Chữ ký của người đại diện cho tài liệu đảm bảo tính xác thực và chấp thuận.

Cấu trúc này giúp cho việc nhận biết và quản lý các công văn dễ dàng và có hệ thống.

Ngôn ngữ và văn phong trong công văn

Ngôn ngữ trong công văn cần được sử dụng một cách cẩn thận để truyền đạt thông tin chính xác và rõ ràng. Sử dụng từ ngữ chính xác và thể hiện mục đích truyền đạt một cách sáng sủa là quan trọng. Ngôn ngữ trong công văn thường mang tính chính thức, tránh sử dụng ngôn ngữ phi chuyên ngành và biểu thị tính chuyên nghiệp. Văn phong trong công văn cần thể hiện tính trang trọng và tôn trọng người nhận tài liệu.

Đặc điểm của công văn chính thức và không chính thức

Có hai loại công văn chính thức và không chính thức, mỗi loại có đặc điểm riêng:

• Công văn chính thức: Thường liên quan đến những thông điệp quan trọng, như quyết định, yêu cầu hợp tác, thông báo chính thức. Công văn chính thức thường cần tuân theo đầy đủ các nguyên tắc và quy định, có tính rõ ràng và chính xác.
• Công văn không chính thức: Thường là các loại tài liệu thông tin hàng ngày như email, tin nhắn, ghi chú. Công văn không chính thức có thể linh hoạt hơn về ngôn ngữ và định dạng, nhưng vẫn cần duy trì tính chuyên nghiệp và tôn trọng người nhận.

Mẫu công văn đề nghị thanh toán

Mẫu công văn đề nghị thanh toán thường được các tổ chức doanh nghiệp sử dụng khi yêu cầu thanh toán một khoản phí nhất định. Có thể là những công ty, doanh nghiệp gửi công văn đề nghị thanh toán tới những công ty đối tác của mình. Hoặc là nhân viên gửi công văn lên cấp trên yêu cầu thanh toán những khoản phí phát sinh trong công ty.
Mẫu công văn này cần thể hiện một cách ngắn gọn nhất có thể và có tính thương thuyết cao. Quý bạn đọc có thể tham khảo mẫu công văn thanh toán của chúng tôi dưới đây:

Mẫu công văn đề nghị thanh toán

Mẫu công văn giải trình

Khi công ty, doanh nghiệp cần gửi công văn tới chi cục hay cơ quan về một sự việc nhất định thì sẽ cần phải có một bản công văn giải trình. Công văn giải trình phải được viết một cách mạch lạc, rõ ràng và thể hiện rõ nội dung cần giải trình. Dưới đây là mẫu công văn giải trình mời quý bạn đọc tham khảo:

Mẫu công văn giải trình

Mẫu công văn đòi nợ

Công văn đòi nợ thường được các doanh nghiệp sử dụng để ghi chép, sử dụng trong việc đòi nợ. Mẫu công văn này cần được viết chính xác một cách tuyệt đối, tránh sai sót. Ngoài ra, công văn đòi nợ cần phải nêu rõ được thông tin của bên đòi nợ và bên nợ. Mời quý bạn đọc tham khảo mẫu công văn đòi nợ của chúng tôi dưới đây:

Mẫu công văn đòi nợ

Mẫu công văn gửi thuế

Mẫu công văn gửi thuế thường được các doanh nghiệp sử dụng nhằm giải trình, đề nghị những vấn đề cụ thể nào đó liên quan tới thuế. Dưới đây là các mẫu công văn gửi thuế mời các bạn tham khảo:

Đây là mẫu công văn được công ty, doanh nghiệp sử dụng để giải trình một sự việc nào đó với chi cục thuế. Mẫu công văn giải trình gửi thuế có thể là: công văn giải trình sai thuế, giải trình về hóa đơn bỏ trốn… Mời các bạn tham khảo mẫu công văn giải trình gửi thuế dưới đây:

Mẫu công văn giải trình gửi thuế

Tham khảo thêm chi tiết nội dung bài viết về thủ tục thành lập doanh nghiệp tại: Thủ tục thành lập văn phòng đại diện

Mẫu công văn xin gộp báo cáo tài chính vào năm sau

Khi công ty đáp ứng đầy đủ các yêu cầu theo khoản 4 Điều 2 Luật kế toán số 88/2015/QH13 thì công ty có thể sử dụng mẫu công văn gửi thuế về xin gộp báo cáo tài chính vào năm sau. Dưới đây là mẫu công văn mời các bạn tham khảo:

Mẫu công văn gửi thuế về xin gộp báo cáo tài chính vào năm sau

Công văn xác định không nợ đọng thuế

Công văn xác định không nợ đọng thuế được sử dụng khi doanh nghiệp muốn giải thể hoặc phá sản. Ngoài ra, những cá nhân muốn thực hiện xin thôi quốc tịch hoặc xin định cư nước ngoài cũng phải sử dụng công văn xác định không nợ đọng thuế. Dưới đây là mẫu công văn xác định không nợ đọng thuế mời các bạn tham khảo:

Công văn xác định không nợ đọng thuế

Mẫu công văn xin quyết toán thuế cho doanh nghiệp

Mẫu công văn này thường được sử dụng khi doanh nghiệp cần cơ quan thuế quyết toán thuế trước thời hạn với một mục đích nào đó. Mời các bạn tham khảo mẫu công văn dưới đây:

Công văn gửi thuế xin quyết toán thuế cho doanh nghiệp

Công văn xin khôi phục mã số thuế cho doanh nghiệp

Khi doanh nghiệp cần khôi phục lại mã số thuế đã bị hủy bỏ thì cần phải có công văn xin khôi phục mã số thuế gửi lên chi cục thuế. Dưới đây là mẫu công văn để các bạn tham khảo:

Công văn xin khôi phục mã số thuế cho doanh nghiệp

Công văn xin giảm số thuế TNDN và ân hạn thuế

Khi doanh nghiệp cần xin giảm hoặc gia hạn thời gian nộp thuế TNDN thì cần phải có công văn gửi lên chi cục thuế. Dưới đây là công văn xin giảm số thuế TNDN và ân hạn thuế mời các bạn tham khảo:

Công văn xin giảm số thuế TNDN và ân hạn thuế

Mẫu công văn phúc đáp

Công văn phúc đáp là văn bản được cá nhân, tổ chức sử dụng nhằm trả lời những câu hỏi cho người làm công văn. Công văn phúc đáp cũng có thể là văn bản trả lời khi nhận được một văn bản khác từ phía cá nhân, tổ chức khác. Dưới đây là mẫu công văn phúc đáp mời các bạn tham khảo:

Mẫu công văn phúc đáp

Qua bài viết này, Sun Office đã giải đáp những thắc mắc của các bạn về công văn là gì. Cũng như gửi tới các bạn những mẫu công văn phổ biến nhất hiện nay. Mong rằng bài viết sẽ giúp ích được tới bạn khi cần tới một mẫu công văn cho doanh nghiệp. Chúc các bạn thành công!

• Hotline: 0968.382.682
• Website: https://timvanphong.com.vn
• Fanpage: fb.com/Timvanphong.com.vn  
• Địa chỉ: Tầng 6, tòa nhà CIC Tower, Trung Kính, Cầu Giấy, Hà Nội