Hướng dẫn thủ tục đăng ký kinh doanh từ A – Z

Vì một lý do nào đó, công ty bạn cần thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh hay thay đổi trụ sở làm việc, văn phòng đại diện. Sau đây, Sun Office sẽ hướng dẫn bạn thực hiện các thủ tục thay đổi địa chỉ đăng kí kinh doanh theo quy định hiện hành của Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Đăng ký giấy phép kinh doanh là gì ?

Đăng ký giấy phép kinh doanh được hiểu là thực hiện thủ tục đăng ký giấy cho phép cá nhân, tổ chức hoạt động kinh doanh khi đáp ứng đủ các điều kiện được đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật hiện hành.

Giấy phép kinh doanh là điều kiện cần và đủ để các tổ chức và cá nhân được phép hoạt động trong một ngành nghề kinh doanh hợp pháp. Giấy phép kinh doanh chính là chứng nhận của cơ quan nhà nước có thẩm quyền đối với những cơ sở kinh doanh và cũng là cơ sở giúp cho cơ quan quản lý nhà nước đảm bảo quản lý trật tự xã hội về điều kiện kinh doanh được dễ dàng hơn.

Đăng ký kinh doanh là hoạt động bắt buộc với mọi đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp kinh doanh. Khi thực hiện đăng ký giấy phép kinh doanh các cá nhân hay tổ chức phải thực hiện đúng quy trình, thủ tục, nộp đủ giấy tờ và hồ sơ mới được cấp phép

Theo quy định của Luật DN 2014, đối với các doanh nghiệp trong nước hoàn toàn không bị hạn chế về ngành, nghề được phép đăng ký kinh doanh; trừ trường hợp doanh nghiệp đăng ký kinh doanh các ngành, nghề có điều kiện.

Thủ tục đăng ký kinh doanh gồm những gì ?

Thủ tục đăng ký kinh doanh đối với hộ cá thể có sự khác biệt so với thành lập doanh nghiệp. Cụ thể:

Đối với thủ tục đăng ký kinh doanh hộ cá thể

Bước 1: Chủ hộ kinh doanh gửi hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh cá thể đến phòng kinh tế/ hoặc kế hoạch tài chính thuộc ủy ban nhân dân cấp Quận/Huyện nơi hộ kinh doanh muốn đặt địa chỉ bao gồm những thông tin và hồ sơ giấy tờ sau:

• Hộ khẩu sao y công chứng.
• CMND/Căn cước công dân/ Hộ chiếu sao y công chứng.
• Hợp đồng thuê địa điểm kinh doanh cửa hàng (nếu là địa điểm thuê); Giấy chủ quyền nhà (nếu là chủ sở hữu).
• Giấy đề nghị đăng ký kinh doanh hộ cá thể ghi đầy đủ thông tin sau:
  • Tên hộ kinh doanh cá thể, địa chỉ địa điểm kinh doanh, số điện thoại.
  • Ngành, nghề dự tính đăng ký kinh doanh.
  • Số vốn đăng ký kinh doanh cụ thể là bao nhiêu.
  • Số lao động sử dụng cho hộ kinh doanh.
  • Họ, tên, chữ ký, địa chỉ nơi cư trú, thông tin CMND/ Thẻ căn cước công dân/Hộ chiếu còn hiệu lực của các cá nhân đăng ký kinh doanh hoặc đại diện đơn vị kinh doanh.

Bước 2: Khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan đăng ký kinh doanh cấp quận/huyện sẽ gửi Giấy biên nhận và sau khoảng từ 3-5 ngày làm việc cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ cấp cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hộ cá thể nếu có đủ các điều kiện sau đây:

• Đã nộp đầy đủ lệ phí đăng ký giấy phép kinh doanh.
• Tên chủ kinh doanh đăng ký phù hợp quy định.
•  Ngành nghề kinh doanh không thuộc ngành, nghề cấm kinh doanh theo quy định của pháp luật.

Trường hợp hồ sơ đăng ký giấy phép kinh doanh không hợp lệ thì các cơ quan đăng ký kinh doanh phải thông báo rõ nội dung cần sửa đổi bằng văn bản cho chủ hộ kinh doanh được biết và tiến hành điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp.

Đối với thủ tục đăng ký kinh doanh thành lập công ty

• Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ thông tin, giấy tờ, soạn thảo hồ sơ thành lập công ty.
• Bước 3: Nộp hồ sơ thành lập công ty tại cơ quan đăng ký kinh doanh trực thuộc Tỉnh/Thành phố sở tại (như hướng dẫn ở trên).
• Bước 4: Nhận kết quả là giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (Nếu hồ sơ đầy đủ và chính xác).
• Bước 5: Thực hiện thủ tục khắc dấu tròn doanh nghiệp + Thông báo mẫu dấu lên cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia.
• Bước 6: Mở tài khoản ngân hàng + Thông báo số TKNH tới cơ quan đăng ký kinh doanh.
• Bước 7: Đăng ký nộp thuế điện tử với cơ quan thuế và ngân hàng xác nhận đã đăng ký nộp thuế điện tử.
• Bước 8: Đóng thuế môn bài qua mạng.
• Bước 9: Khai thuế ban đầu tại cơ quan thuế, đề nghị sử dụng hóa đơn VAT và thông báo phát hành hóa đơn VAT.
•  Bước 10: Báo cáo thuế định kỳ hàng tháng,quý, năm tới cơ quan quản lý thuế sở tại.

Thủ tục thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh

Để thực hiện thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh của công ty, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

• Thông báo về việc thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh theo mẫu của bộ kế hoach và đầu tư (Phụ lục II-13, Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT); Bạn có thể tải mẫu này tại đây.
• Giấy đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký hoạt động đối với chi nhánh hay văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp hoạt động theo Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư của bộ kế hoạch và đầu tư ( theo Phụ lục II-19, Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT) đối với doanh nghiệp hoạt động theo Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu  tư hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương.
• Giấy đề nghị thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh (theo mẫu)
• Giấy phép kinh doanh của công ty
• Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà hoặc giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà hoặc giấy tờ có giá trị tương đương khác (bản sao và công chứng)
• Bản đồ vị trí, bố trí văn phòng, nhà xưởng hoặc khuôn viên sản xuất của công ty tại địa chỉ mới (bản sao và công chứng)
• Giấy cam kết của chủ sở hữu hoặc người được ủy quyền của công ty về việc đảm bảo an ninh trật tự, đồng thời cam kết không sử dụng địa chỉ này để mục đích vi phạm pháp luật.

Bước 2: Hoàn thành thủ tục đăng ký thay đổi địa chỉ kinh doanh

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, bạn tiến hành thực hiện các thủ tục đăng ký thay đổi địa chỉ kinh doanh như sau:

• Đăng nhập vào Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (đường dẫn: https://dangkykinhdoanh.gov.vn) và chọn “Đăng nhập”.
• Nhập tên đăng nhập và mật khẩu đã đăng ký trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và chọn “Đăng nhập”.
• Chọn “Đăng ký thay đổi thông tin doanh nghiệp” và tiếp tục điền đầy đủ thông tin yêu cầu trên mẫu đơn.
• Điền địa chỉ mới và tải lên các tài liệu chuẩn bị trong bước 1 lên hệ thống.
• Xác nhận và nộp đơn.

Bước 3: Xác nhận thông tin và nhận kết quả

Hồ sơ đăng ký để thông báo về việc thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh gồm một số giấy tờ theo mẫu như sau:

• Sau khi nhận được đơn đăng ký, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ kiểm tra hồ sơ và thông báo kết quả cho bạn qua email hoặc qua địa chỉ đăng ký kinh doanh của công ty.
• Thời gian xử lý đơn thay đổi địa chỉ kinh doanh là 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đầy đủ.

Những lưu ý khi thay đổi địa chỉ đăng kí kinh doanh

Trước hết, việc thay đổi địa chỉ kinh doanh của doanh nghiệp liên quan tới nhiều hoạt động và nghiệp vụ kế toán của doanh nghiệp. Do đó, khi thay đổi địa chỉ kinh doanh, nhất là việc thay đổi vị trí địa lý làm việc, bạn cần lưu ý những thông tin sau để tránh gặp rắc rối.

Có cần chuyển hồ sơ thuế khi thay đổi trụ sở công ty?

Khi thay đổi địa chỉ công ty trong cùng quận/huyện thì không cần chuyển hồ sơ thuế. Còn thay đổi địa chỉ công ty khác quận/huyện, hoặc thay đổi địa chỉ khác tỉnh, thành phố thì cần phải chuyển hồ sơ thuế từ cơ quan quản lý thuế cũ sang cơ quan quản lý thuế mới.

Khi chuyển hồ sơ thuế thì cần phải thực hiện thủ tục quyết toán thuế đối với cơ quan quản lý thuế cũ xong họ mới xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế sau đó mới chuyển được hồ sơ thuế.

Những lưu ý khi làm thủ tục đăng ký kinh doanh

Thay đổi địa chỉ công ty có cần đổi con dấu doanh nghiệp?

Thay đổi địa chỉ công ty cùng khu vực quận, huyện thì không cần thay đổi con dấu, không cần chuyển hồ sơ thuế.

Còn thay đổi địa chỉ công ty khác quận, huyện, hoặc thay đổi địa chỉ khác tỉnh, thành phố thì cần phải thay đổi con dấu công ty.

Có cần thay đổi thông tin hóa đơn điện tử không?

Nếu doanh nghiệp đã thay đổi trụ sở công ty hoặc thay đổi địa điểm kinh doanh của công ty thì đương nhiên thông tin địa chỉ trên hóa đơn điện tử cũng phải thay đổi theo.

Nếu thủ tục chuyển địa chỉ công ty trong cùng Quận/Huyện thì chỉ cần liên hệ cán bộ quản lý thuế để làm thủ tục xác nhận việc thay đổi để được sử dụng hóa đơn điện tử với địa chỉ mới của doanh nghiệp.

Nếu việc thay đổi trụ sở công ty khác Quận/Huyện hoặc khác Tỉnh/Thành phố thì doanh nghiệp cần thực hiệc thủ tục chuyển hồ sơ thuế từ cơ quan quản lý thuế cũ sang cơ quan quản lý thuế mới.

Có cần thay đổi hóa đơn đỏ (VAT) khi thay đổi trụ sở công ty?

Từ Tháng 01/2020 Các doanh nghiệp đã áp dụng sử dụng hóa đơn điện tử, tuy nhiên cũng có nhiều doanh nghiệp vẫn còn sử dụng hóa đơn giấy vậy việc thay đổi hóa đơn đỏ xử lý ra sao khi thay đổi trụ sở công ty.

Khi thay đổi địa chỉ công ty thì cần làm thủ tục thông báo đến cơ quan quản lý thuế của doanh nghiệp mình. Việc thay đổi địa chỉ trong nội bộ địa bàn quận, huyện thì có thể người quản lý thuế sẽ đóng dấu xác nhận cho mình không phải thay đổi in lại hóa đơn cũ.

Còn việc thay đổi địa chỉ công ty khác quận, huyện, khác tỉnh, thành phố thì phải làm lại thủ tục đề nghị đặt in hóa đơn và thông báo phát hành hóa đơn, sau đó mới được phép xuất hóa đơn đỏ cho khách hàng.

Thay đổi địa chỉ công ty có cần thông báo đến các cơ quan quản lý liên quan?

Khi thay đổi địa chỉ doanh nghiệp thì cũng cần thông báo đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền để họ nắm bắt cho chính xác phục vụ cho công tác quản lý tránh vướng mắc sau này. Việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính doanh nghiệp còn phát sinh thêm những thay đổi về hợp đồng, hóa đơn, các thông tin liên quan đến ngân hàng, cơ quan thuế…

Nộp hồ sơ tại Phòng đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở kinh doanh

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp cần đến phòng đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở để gửi Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh. Nếu không thể đến trực tiếp, doanh nghiệp bạn có thể gửi hồ sơ qua mạng điện tử trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Lưu ý trước khi thay đổi địa điểm đăng ký kinh doanh, công ty bạn cần thực hiện các thủ tục với cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa điểm theo quy định của pháp luật về thuế. Nếu chuyển địa điểm kinh doanh vẫn trong tỉnh/thành phố mà công ty bạn đang hoạt động thì chỉ cần đến Phòng đăng ký kinh doanh tại đó để gửi hồ sơ. Nếu trong trường hợp chuyển tới một tỉnh khác, hồ sơ sẽ được nộp tại văn phòng đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp bạn dự định đặt địa điểm kinh doanh ở đó.

Việc nộp hồ sơ sẽ được cơ quan chức năng giải quyết trong vòng 3 ngày đối với hồ sơ đầy đủ, hợp lệ. Bạn chỉ cần nộp 1 bộ hồ sơ là đủ.

Về lệ phí cho thủ tục này, bnj sẽ được miễn lệ phí đối với hồ sơ đăng ký qua mạng điện tử (theo Thông tư số 130/2017/TT-BTC) và lệ phí là 50.000 đồng/lần đối với hồ sơ nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh (Nộp tại thời điểm nộp hồ sơ).

Như vậy sau khi hoàn thành đầy đủ 2 bước trên, việc còn lại là của cơ quan nhà nước (phòng đăng ký kinh doanh) sẽ kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh cho doanh nghiệp bạn trong 3 ngày làm việc. Trong trường hợp công ty bạn cần giấy xác nhận về thay đổi địa điểm kinh doanh thì Phòng Đăng ký kinh doanh  sẽ cấp Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh cho doanh nghiệp bạn.

Trường hợp văn phòng bạn chuyển đến một tỉnh khác thì Phòng đăng ký kinh doanh tại đó sẽ  trao Giấy biên nhận, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ, cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện cho doanh nghiệp bạn và gửi thông tin đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi trước đây chi nhánh, văn phòng đại diện đặt trụ sở.

Với hồ sơ đơn giản, thời gian giải quyết nhanh, bạn chỉ cần làm theo các bước được hướng dẫn trên đây là có thể hoàn thành thủ tục hay đổi địa chỉ đăng kí kinh doanh/địa điểm kinh doanh hay văn phòng đại diện. Hy vọng rằng bài viết trên sẽ giải đáp đầy đủ thông tin bạn đang cần.

Nếu còn chưa rõ hoặc cần tư vấn thêm, bạn có thể liên hệ ngay với Sun Office để chúng tôi hỗ trợ bạn:

• Website: https://timvanphong.com.vn/
• Fanpage: https://www.facebook.com/Timvanphong.com.vn
• Hotline: 0968.382.682
• Địa chỉ: Tòa nhà CIC Tower, Trung Kính, Cầu Gấy, Hà Nội.