Hợp đồng thuê văn phòng có vai trò quan trọng trong việc xác định quyền lợi của bên thuê và cho thuê văn phòng, quy định những điều khoản thanh toán và là căn cứ để mỗi bên thực hiện nghĩa vụ của mình. Khi soạn thảo hợp đồng, doanh nghiệp cần lưu ý một vài yếu tố quan trọng sau.
Mỗi loại hợp đồng đều có những điều khoản quy định riêng, riêng với hợp đồng thuê văn phòng, bạn cần chú ý đến những điều khoản bắt buộc phải có trong hợp đồng như sau:
– Thông tin của bên thuê và bên cho thuê văn phòng: bao gồm các thông tin như tên, người đại diện, địa chỉ công ty, mã số thuế, số điện thoại, tài khoản ngân hàng cho việc thanh toán… Không chỉ hợp đồng thuê văn phòng, bất cứ loại hợp đồng nào cũng cần thông tin của hai bên đại diện ký kết hợp đồng.
– Địa điểm và diện tích thuê/cho thuê: địa điểm và diện tích cho thuê là căn cứ để bên thuê xác định giá thuê. Trong trường hợp thuê văn phòng với diện tích lớn, bên thuê có thể thuê văn phòng với giá rẻ hơn, thậm chí được giảm cả chi phí dịch vụ. Trong phần này, nội dung cũng cần nêu được cách tính diện tích văn phòng cho thuê thực tế để tính giá thuê và chi phí thuê chính xác nhất.
– Thời gian thuê và điều kiện gia hạn: bất cứ hợp đồng nào cũng có thời hạn để hợp đồng có hiệu lực. Hợp đồng thuê văn phòng cũng vậy, thời gian thuê được tính từ ngày công ty bạn chuyển đến văn phòng mới, hoặc ngày doanh nghiệp nhận bàn giao của chủ đầu tư cho thuê, tùy vào thỏa thuận của hai bên. Hợp đồng cũng có thể có điều kiện gia hạn để trong trường hợp hết hạn thuê, cả 2 bên muốn hợp tác thì sẽ không phải làm lại quá nhiều thủ tục rườm rà, phức tạp.
– Điều khoản giá thuê và chi phí thuê văn phòng: phần này của hợp đồng sẽ quy định chi tiết giá thuê văn phòng (đa số tính giá trên mỗi mét vuông) và cách tính chi phí thuê văn phòng.
– Điều khoản và phương thức thanh toán: dùng để quy định những điều khoản, nội dung liên quan đến thanh toán như hình thức thanh toán (tiền mặt/chuyển khoản), số lần thanh toán, thời gian thanh toán,….
– Trách nhiệm của bên cho thuê: thể hiện nội dung liên quan đến trách nhiệm của bên cho thuê như cung cấp mặt bằng văn phòng cho thuê, đảm bảo điều kiện, cơ sở vật chất đầy đủ để bàn giao cho bên thuê, …
– Trách nhiệm của bên thuê: quy định những điều khoản liên quan đến trách nhiệm khi thuê văn phòng của chủ đầu tư như thanh toán đúng thời gian và quy định, có trách nhiệm đảm bảo tài sản, thiết bị của chủ đầu tư, không tự ý tu sửa mặt bằng khi không được sự cho phép của chủ đầu tư…
– Điều khoản về bảo dưỡng, sửa chữa: điều khoản này liên quan đến việc bảo dưỡng định kỳ các thiết bị văn phòng như điều hòa hệ thống, thang máy, hay việc sửa chữa có liên quan…
– Điều khoản chấm dứt hợp đồng: thể hiện nội dung về thời gian có hiệu lực và chấm dứt của hợp đồng, những điều khoản vi phạm khiến việc một trong hai bên có quyền chấm dứt quá trình thuê/cho thuê văn phòng.
Không phải hợp đồng thuê văn phòng nào cũng bắt buộc phải có phụ lục. Phụ lục là văn bản quy định một số điều khoản bổ sung, sửa đổi liên quan đến hợp đồng thuê văn phòng, hoặc có những điều khoản trong hợp đồng chưa được thể hiện rõ thì phụ lục hợp đồng sẽ là căn cứ cung cấp thông tin đầy đủ nhất.
Một khi hợp đồng có phụ lục thì phụ lục có giá trị ngang bản hợp đồng chính (trong trường hợp phụ lục còn hiệu lực), cần được đính kèm với hợp đồng thuê văn phòng.
Mẫu hợp đồng thuê văn phòng dưới đây được Sun Office xây dựng dựa trên những điều khoản chung được lưu ý trên đây. Với mỗi doanh nghiệp khi thuê văn phòng thường sẽ phát sinh những tình huống khác nhau. Do vậy, để đảm bảo quyền lợi và lợi ích của công ty bạn, hãy xây dựng hợp đồng thuê văn phòng cùng sự tham gia góp ý của bộ phận pháp lý hoặc luật sư cố vấn.
HỢP ĐỒNG THUÊ VĂN PHÒNG(Số: ……………./HĐTVP-0212201818)
Hôm nay, ngày ……. tháng ……. năm ……., Tại ……………………………………… Chúng tôi gồm có: BÊN CHO THUÊ VĂN PHÒNG (BÊN A): Địa chỉ:………………………………………………………………………………………….. Điện thoại: …………………………………………… Fax: ……………………………….…. E-mail:…………………………………………………………………………………………… Giấy phép số: ………………………………………………………………………………… Mã số thuế: ………………………………………………………………………..…………… Tài khoản số: ……………………………………………………..…………………………… Do ông (bà): .……………………………………………Năm sinh: ………………………… Chức vụ: …………………………………………………………………….…..làm đại diện. Là chủ sở hữu của văn phòng cho thuê: ………………………………………………….. BÊN THUÊ VĂN PHÒNG (BÊN B) Địa chỉ: …………………………………………………………………………………………………. Điện thoại: ……………………………………… Fax: ………………………………………. E-mail: …………………………………………………………………………………………. Giấy phép số: …………………………………………………………………………………. Mã số thuế: ……………………………………………………………………………………. Tài khoản số: ………………………………………………………………………………….. Do ông (bà): …………………………………………………… Năm sinh: ………………… Chức vụ: ……………………………………………………………….………..làm đại diện.
Hai bên cùng thỏa thuận ký hợp đồng với những nội dung sau: ĐIỀU 1 : ĐỐI TƯỢNG VÀ MỤC ĐÍCH CHO THUÊ Bên A đồng ý cho bên Bên B thuê diện tích như sau: 1.1. Địa điểm và diện tích: ……………………………………………………………………. 1.2 Mục đích sử dụng: ……………………………………………………………………….. 1.3. Văn phòng, hệ thống cung cấp điện và nước được bàn giao cho Bên B phải trong tình trạng sử dụng tốt mà Bên B đã khảo sát và chấp nhận. ĐIỀU 2 : THỜI GIAN THUÊ 2.1. Thời hạn thuê văn phòng:… 5 năm….. 2.2. Điều kiện gia hạn : Sau khi hết hợp đồng, bên B được quyền ưu tiên gia hạn hoặc kí kết hợp đồng mới, nhưng phải báo trước vấn đề cho bên A bằng văn bản ít nhất.. 2.. tháng. ĐIỀU 3 : GIÁ THUÊ & CÁC CHI PHÍ THUÊ VĂN PHÒNG KHÁC 3.1. Giá thuê: ………25 usd/tháng, tương đương 560.000cnđ/m2/tháng……………… Giá thuê bao gồm thuế VAT 10% và tất cả các loại thuế có liên quan có thể phát sinh từ hợp đồng này; và không bao gồm tiền điện, điện thoại, fax, chi phí dịch vụ vệ sinh trong văn phòng và các chi phí khác do Bên B sử dụng. Giá thuê/cho thuê nói trên sẽ ổn định trong suốt thời gian thuê theo điều 2.1. 3.2. Các chi phí khác: Tiền điện sinh hoạt: Do Bên B chịu theo giá điện kinh doanh do ngành điện lực địa phương quy định và theo thực tế sử dụng hằng tháng (có đồng hồ đo đếm điện riêng). Trong trường hợp cúp điện Bên B mua dầu để chạy máy phát điện, Bên B phải thanh toán tiền dầu chạy máy phát điện cùng tháng của tòa nhà ………………………………. ĐIỀU 4 : ĐIỀU KHOẢN THANH TOÁN 4.1. Đồng tiền thanh toán : Bằng VNĐ (Đồng Việt Nam) quy đồi theo tỷ giá bán ra USD/VNĐ của Ngân hàng Ngoại Thương Việt Nam tại ………………….………. tại thời điểm thanh toán. 4.2. Thời hạn thanh toán tiền đặt cọc : Trong vòng …… (……..) ngày làm việc sau khi kí hợp đồng này, Bên B chuyển trước cho Bên A tiền đặt cọc tương đương với ….. (……….) tháng tiền thuê/cho thuê văn phòng là………………………..………………… Khoản tiền đặt cọc này sau khi đã trừ đi các khoản chi phí điện thoại, điện, v.v… sẽ được hoàn lại cho Bên B trong vòng …… ngày làm việc sau khi kết thúc hợp đồng cùng với điều kiện Bên B phải hoàn tất mọi trách nhiệm nêu trong hợp đồng này. 4.3. Tiền thuê văn phòng: Bên B thanh toán cho Bên A tiền thuê văn phòng của mỗi kỳ 3 tháng, tương đương số tiền………………………vnđ Kỳ đầu: Trong vòng ..5.. ngày làm việc sau khi kí hợp đồng này, Bên B thanh toán cho Bên A Các kỳ tiếp theo: Trong vòng 5 ngày làm việc đầu tiền của mỗi kỳ 3 tháng, Bên B thanh toán cho Bên A số tiền ……………vnđ 4.4. Trong trường hợp thanh toán chậm so với thời gian quy định nói trên, Bên B phải thanh toán cho Bên A chi phí phụ trội bằng …… % ( …………………….) cho mỗi ngày chậm thanh toán trên tổng số tiền chậm thanh toán. Nếu chậm thanh toán vượt quá (……………..) ngày, Bên A có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng này. 4.5. Tiền sử dụng điện sinh hoạt : Bên B thanh toán cho Bên A tiền sử dụng điện sinh hoạt hằng tháng trong vòng ….. (……….) ngày đầu tiên của tháng tiếp theo. 4.6. Phương thức thanh toán : Thanh toán bằng hình thức chuyển khoản. Đơn vị thụ hưởng: ………………………………………..………………………………….. Tài khoản VNĐ chi phí chuyển tiền qua ngân hàng : Do Bên ….. chịu. ĐIỀU 5: NGHĨA VỤ VÀ QUYỀN CỦA BÊN A 5.1. Quyền của bên A: – Yêu cầu bên B trả đủ tiền thuê văn phòng đúng kỳ hạn như đã thỏa thuận; – Trường hợp chưa hết hạn hợp đồng mà bên A cải tạo văn phòng và được bên B đồng ý thì bên A được quyền điều chỉnh giá cho thuê văn phòng. Giá cho thuê nhà ở mới do các bên thoả thuận; trong trường hợp không thoả thuận được thì bên A có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng và phải bồi thường cho bên B theo quy định của pháp luật; – Yêu cầu bên B có trách nhiệm trong việc sửa chữa phần hư hỏng, bồi thường thiệt hại do lỗi của bên B gây ra; – Cải tạo, nâng cấp văn phòng cho thuê khi được bên B đồng ý, nhưng không được gây phiền hà cho bên B sử dụng văn phòng; – Được lấy lại văn phòng cho thuê khi hết hạn hợp đồng thuê, nếu hợp đồng không quy định thời hạn thuê thì bên cho thuê muốn lấy lại văn phòng phải báo cho bên thuê biết trước sáu tháng. – Đơn phương đình chỉ thực hiện hợp đồng nhưng phải báo cho bên B biết trước một tháng nếu không có thỏa thuận khác và yêu cầu bồi thường thiệt hại nếu bên B có một trong các hành vi sau đây :
5.2. Nghĩa vụ của bên A:
ĐIỀU 6: NGHĨA VỤ VÀ QUYỀN CỦA BÊN B 6.1. Quyền của bên B: – Nhận văn phòng và trang thiết bị gắn liền (nếu có) theo đúng thoả thuận; – Được đổi, cho thuê lại văn phòng đang thuê cho bên thuê khác nếu được bên A đồng ý bằng văn bản; – Được thay đổi cấu trúc văn phòng nếu được bên A đồng ý bằng văn bản; – Yêu cầu bên A sửa chữa kịp thời những hư hỏng để bảo đảm an toàn; – Được tiếp tục thuê theo các điều kiện đã thỏa thuận với bên A trong trường hợp thay đổi chủ sở hữu văn phòng; – Được ưu tiên ký hợp đồng thuê tiếp, nếu đã hết hạn thuê mà nhà vẫn dùng để cho thuê; – Được ưu tiên mua văn phòng đang thuê, khi bên A thông báo về việc bán văn phòng; – Đơn phương đình chỉ hợp đồng thuê văn phòng nhưng phải báo cho bên A biết trước một tháng nếu không có thỏa thuận khác và yêu cầu bồi thường thiệt hại nếu bên A có một trong các hành vi sau đây:
6.2. Nghĩa vụ của bên B: – Sử dụng văn phòng đúng mục đích đã thỏa thuận, giữ gìn nhà ở và có trách nhiệm trong việc sửa chữa những hư hỏng do mình gây ra; – Trả đủ tiền đặt cọc, thuê văn phòng đúng kỳ hạn đã thỏa thuận; – Trả tiền điện, nước, điện thoại, vệ sinh và các chi phí phát sinh khác trong thời gian thuê và trước khi thanh lý hợp đồng; – Trả nhà cho bên A theo đúng thỏa thuận. – Chấp hành đầy đủ những quy định về quản lý sử dụng văn phòng; – Không được chuyển nhượng hợp đồng thuê văn phòng hoặc cho người khác thuê lại trừ trường hợp được bên A đồng ý bằng văn bản; – Chấp hành các quy định về giữ gìn vệ sinh môi trường và an ninh trật tự trong khu vực cư trú; – Giao lại văn phòng cho bên A trong các trường hợp chấm dứt hợp đồng quy định tại hợp đồng này. – Chịu trách nhiệm về bất kỳ/ toàn bộ sự mất mát các trang thiết bị, nội thất trong văn phòng, tài sản cá nhân. ĐIỀU 7: CHẤM DỨT HỢP ĐỒNG 7.1. Hợp đồng này đương nhiên chấm dứt trong các trường hợp sau: – Vào ngày hết hạn hợp đồng; – Trường hợp bất khả kháng như thiên tai, bão lụt, chiến tranh, hỏa hoạn, v.v….; – Bên B không thể tiếp tục theo quy định của cấp thẩm quyền; – Theo quy định khác của pháp luật. – Trong các trường hợp trên, Bên A sẽ hoàn lại cho Bên B tiền đặt cọc. – Chậm thanh toán theo quy định của Điều 4. – Trong trường hợp này, Bên A sẽ không hoàn lại cho Bên B tiền đặt cọc. 7.2. Chấm dứt hợp đồng trước thời hạn do thỏa thuận của các Bên: – Hợp đồng này không được đơn phương chấm dứt trước thời hạn bởi bên nào. Nếu một trong hai bên muốn chấm dứt hợp đồng trước thời hạn, phải thông báo trước cho bên kia bằng văn bản ít nhất là ….. (……….) tháng và thời hạn thuê phải đạt được tối thiểu là …… tháng. Trong trường hợp này, Bên A sẽ hoàn trả lại cho Bên B tiền đặt cọc và tiền thuê văn phòng còn thừa của Bên B (nếu có). – Nếu Bên B chấm dứt hợp đồng này trước thời hạn mà không tuân thủ quy định nói trên, Bên B sẽ mất tiền đặt cọc.
|
Để được tư vấn miễn phí, tìm thuê văn phòng và hỗ trợ các thủ tục pháp lý liên quan vui lòng liên hệ với Sunoffice Hotline: 0968.382.682
