Ứng dụng excel quản lý hồ sơ

Excel là một ứng dụng được dùng phổ biến để quản lý hồ sơ chuyên nghiệp và hiệu quả. Trong hoạt động doanh nghiệp, ứng dụng excel quản lý hồ sơ có ý nghĩa rất lớn trong hoạt động quản lý nhân sự và nhiều bộ phận khác. Phương pháp này là cách tốt nhất để thay thế phương pháp lưu trữ và quản lý hồ sơ truyền thống rất được ưa chuộng, bởi mang đến sự tiện dụng và nhanh gọn trong việc lưu trữ lẫn tìm kiếm. Cùng chúng tôi tìm hiểu sâu hơn về ứng dụng excel quản lý hồ sơ, cách để quản lý một cách chuẩn nhất cho người dùng trong bài viết dưới đây.

Quản lý hồ sơ nhân sự bằng excel là gì

Quản lý hồ sơ nhân sự bằng excel là phương thức lưu trữ và tìm kiếm thông tin nhanh, hiệu quả nhất hiện nay, phù hợp với cả quy mô lớn của một công ty. Người quản lý có thể chia thành từng mục hoặc nhiều file dữ liệu khác nhau để lưu trữ lâu dài trong excel. Với cách làm này, việc tìm kiếm thông tin khi cần sẽ nhanh chóng và hiệu quả hơn rất nhiều, đồng thời tiết kiệm diện tích lưu kho hồ sơ như phương pháp truyền thống trước đây.

Với phương pháp này, người quản lý chỉ mất công lưu trữ hồ sơ bằng excel, nhưng sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian trong quá trình phân loại và tìm kiếm sau này. Đồng thời việc lưu trữ bản cứng cũng sẽ bớt cồng kềnh hơn rất nhiều, khi doanh nghiệp có thể loại bỏ những hồ sơ lưu trữ trong thời gian dài và chỉ giữ lại bản mềm, vừa tiết kiệm không gian văn phòng, vừa tiết kiệm thời gian cho người quản lý, đồng thời nếu có sự thay đổi về mặt nhân sự quản lý, việc bàn giao và quản lý mới cũng sẽ dễ dàng, thuận lợi hơn rất nhiều.

Ứng dụng excel quản lý hồ sơ

Trước đây khi công nghệ thông tin chưa phát triển, các phần mềm ứng dụng hữu ích trong văn phòng chưa được sử dụng phổ biến, việc quản lý hồ sơ của các doanh nghiệp vô cùng phức tạp và tốn nhiều thời gian, công sức và tiền bạc. Vì thế, các công ty càng lớn, lượng hồ sơ cần lưu trữ thông tin càng nhiều và càng có nguy cơ thất lạc nhiều thông tin hơn. Chính vì vậy, ứng dụng excel sau khi được phổ biến và trở thành một ứng dụng bắt buộc trong văn phòng, đã làm một cuộc “cách mạng” rất lớn trong việc lưu trữ thông tin và quản lý hồ sơ cho các doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn.

Ứng dụng excel quản lý hồ sơ vô cùng hiệu quả, người quản lý và đồng nghiệp hay cấp dưới vẫn có thể chia sẻ thông tin cho nhau thông qua các file lưu trữ. Bên cạnh đó, người quản lý có thể lựa chọn công khai file lưu trữ hoặc bảo mật riêng tư bằng cách đặt bảo mật riêng cho những file, mục cần bảo vệ. Với phương thức này, việc quản lý nhân sự gần như được tối giản rất nhiều so với phương thức truyền thống trước đây, từ việc chia mục đến việc bảo lý và xử lý cũng dễ dàng hơn rất nhiều. Đặc biệt, khi cần tìm lại những hồ sơ đã rất cũ, chỉ một vài thao tác và từ khóa tìm kiếm, đã có thể dễ dàng tìm ra hồ sơ mà bạn cần.

Trong tất cả các phòng ban, bộ phận của công ty, ứng dụng excel được sử dụng phổ biến và rộng rãi trong việc quản lý hồ sơ. Từ Sale, Maketing, nhân sự, kế toàn… hay đến những người đứng đầu công ty đều phải sử dụng thành thạo và biết đến ứng dụng này. Thậm chí, trong tiêu chí tuyển dụng của nhiều doanh nghiệp, thành thạo excel còn là tiêu chí bắt buộc, cần thiết.

Ứng dụng excel quản lý hồ sơ

Cách quản lý hồ sơ bằng excel

Nhiều doanh nghiệp đang quản lý tất cả hồ sơ trong công ty bằng ứng dụng excel. Chia thông tin thành các mục khác nhau theo tính tương đồng hoặc theo từng phòng, sau đó chia thành từng file riêng theo năm hoặc theo tháng. Nhiều công ty sau khi hết năm sẽ có những tổng hợp cụ thể để loại bỏ những thông tin thừa hoặc thông tin không cần thiết, để quá trình tìm kiếm hiệu quả hơn.

Người quản lý có thể đặt tên cho từng file, đặt bảo mật riêng, từ đó. Thay vì lưu trữ bằng bản cứng với giấy tờ, hồ sơ và những tủ đựng hồ sơ luôn không có chỗ nhét, nhiều công ty đã tối giản được việc lưu trữ này, và sau đó tổng hợp lại những hồ sơ thực sự quan trọng và cần thiết mới in ra bản cứng để lưu trữ lâu dài. 

Ứng dụng excel quản lý hồ sơ là một trong những ứng dụng đa năng và toàn diện nhất hiện nay. Đặc biệt trong các doanh nghiệp, đây là ứng dụng văn phòng không thể thiếu, đem lại rất nhiều lợi ích to lớn trong việc vận hành công ty lâu dài.

Cách quản lý hồ sơ bằng excel

Phần mềm lưu trữ hồ sơ bằng excel

Trong thời đại công nghệ 4.0 việc lưu trữ hồ sơ bằng phần mềm excel vô cùng quan trọng. Excel chưa bao giờ trở nên phổ biến và dễ dàng sử dụng đến như vậy. Thông qua 4 bước sau, khách hàng có thể tóm gọn cách thức sử dụng phần mềm lưu trữ này một cách dễ dàng nhất.

Bước 1: Xây dựng quy trình, sơ đồ quản lý

Việc lập sơ đồ sẽ giúp chúng ta xác định được trình tự thực hiện, thứ tự thực hiện các công việc và thời gian thực hiện. Căn cứ vào sơ đồ chúng ta sẽ biết được công việc đang xử lý tới đâu, khi nào hoàn thành, lưu trữ văn bản ở đâu.

Bước 2: Xây dựng danh mục nhóm đối tượng cần quản lý

Trong công việc này chúng ta làm việc với rất nhiều đối tượng:

Bên ngoài doanh nghiệp, cơ quan: đối tượng ban hành công văn đến, đối tượng nhận công văn đi, cá nhân, tổ chức là đối tác ký kết hợp đồng…Bên trong doanh nghiệp, cơ quan: Các phòng ban, các nhân viên…

Để quản lý tốt thì chúng ta cần theo dõi các đối tượng này theo danh sách để đảm bảo:

Không bị trùng lặpKhông mắc lỗi sai sót trong quá trình nhập dữ liệu trên Excel

Bước 3: Mở các sổ quản lý công văn đến, công văn đi, văn bản nội bộ

Mở các sổ quản lý công văn đến, công văn đi, văn bản nội bộ. Mỗi sổ mở trên 1 Sheet

Khi có phát sinh liên quan tới loại văn bản nào thì chúng ta sẽ thực hiện ghi sổ cho loại văn bản đó.

Tùy theo yêu cầu quản lý, đối tượng cần theo dõi mà chúng ta sẽ xác định được các chỉ tiêu, các tiêu đề cho các cột dữ liệu trong bảng.

Việc sử dụng Data Validation sẽ giúp chúng ta thiết lập được điều kiện nhập dữ liệu vào trong Sổ, tránh những lỗi sai sót trong quá trình nhập dữ liệu, giúp chúng ta quản lý dữ liệu chính xác, không cần lo việc phải sửa lỗi trong quá trình nhập.

Với mỗi trạng thái của Công văn đến, chúng ta sẽ có thể thiết lập trong chức năng Conditional formatting để tự động thông báo công văn nào đang xử lý, công văn nào chưa xử lý… để chúng ta có thể có kế hoạch cho những việc này.

Bước 4: Xây dựng công thức tính mã văn thư

Mã văn thư hay số hợp đồng là do bộ phận quản lý văn thư, hành chính tự quy định. Tuy nhiên để thống nhất được nội dung này thì chúng ta cần xây dựng công thức tính tự động, thống nhất trong toàn bộ Sổ quản lý công văn, hợp đồng.

Công thức thường sử dụng là:

Các hàm khác liên quan tới định dạng, ghép nối chuỗi để có thể ra được mã theo ý muốn.

Trên đây là những nội dung chính những công việc cần thực hện khi chúng ta muốn quản lý văn bản, hợp đồng, công văn giấy tờ trong Excel. Hi vọng những thông tin trên hữu ích cho bạn!

Mọi thông tin xin liên hệ:

• Hotline: 0968.382.682
• Website: https://timvanphong.com.vn/
• Fanpage: fb.com/Timvanphong.com.vn
• Địa chỉ: Tòa nhà CIC Tower, số 2 Nguyễn Thị Duệ, Trung Kính, Cầu Giấy, Hà Nội.