Những điều cần biết về phí ngoài giờ thuê văn phòng

Trong những khoản chi phí doanh nghiệp phải trả khi thuê văn phòng, phí ngoài giờ là loại chi phí phát sinh không cố định hàng tháng. Để hiểu rõ về phí ngoài giờ thuê văn phòng, Sun Office sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quát nhất về loại chi phí này và cách tính phí ngoài giờ của văn phòng cho thuê.

Phí ngoài giờ thuê văn phòng là gì?

Phí ngoài giờ thuê văn phòng là phụ phí phát sinh khi doanh nghiệp của bạn hoạt động ngoài khung giờ quy định của tòa nhà đã được nêu trong hợp đồng thuê văn phòng. Giờ làm việc tại các tòa nhà văn phòng cho thuê là khác nhau, chính vì thế, bạn không thể lấy một tòa nhà nào đó làm thước đo để tính chi phí.

Đa số các tòa văn phòng thường có giờ làm việc từ 7h đến 18h hoặc từ 7h đến 19h. Như vậy, nếu công ty bạn tiếp tục làm việc ngoài khung giờ nêu trên, công ty bạn sẽ phải trả thêm một khoản phí gọi là phí ngoài giờ. Chi phí này dùng để chi trả cho nhân công và chi phí vận hành của tòa nhà như: thang máy, điện hành lang, điều hòa hệ thống, nhân viên bảo vệ, trông xe (nhân viên vận hành nói chung) hay tiền nước…

Phí ngoài giờ thường bị tính phí cao hơn so với phí thuê văn phòng trong giờ làm việc thông thường. Chính vì thế, để tiết kiệm chi phí nói chung, nhiều công ty khuyến khích nhân viên xử lý hết việc trong ngày để đi về đúng giờ. Một phần để giảm chi phí trả lương ngoài giờ, một mặt khác cũng để tiết kiệm chi phí thuê văn phòng phát sinh. Trừ trường hợp khối lượng công việc quá lớn hay deadline đã đến gần, các công ty mới khuyến khích nhân viên tăng ca.

Những cách tính phí thuê văn phòng ngoài giờ

Để tính phí ngoài giờ cho thuê văn phòng, công ty của bạn cần biết được giá phí ngoài giờ của tòa nhà văn phòng mà bạn đang thuê. Các tòa nhà văn phòng thường có chính sách tính phí khác nhau, có tòa nhà tính theo giờ, có tòa nhà tính theo ca, hay tính theo ngày.

Ví dụ, nếu tòa nhà văn phòng của bạn tính phí ngoài giờ theo giờ, giá có thể dao động từ 100,000 đồng/giờ đến 500,000 đồng/giờ, tùy thuộc vào vị trí và cơ sở vật chất của tòa nhà. Nếu tòa nhà tính phí theo ca, giá cũng sẽ khác nhau, thường từ 500,000 đồng/ca đến 1,000,000 đồng/ca. Nếu tính theo ngày, giá thường từ 5,000,000 đồng/ngày đến 20,000,000 đồng/ngày.

Những cách tính phí thuê văn phòng ngoài giờ

Tuy nhiên, đa số các tòa nhà đều tính loại phí phát sinh này theo 3 cách: dựa trên diện tích thuê, tính theo văn phòng hoặc tính trên số thiết bị sử dụng.

Tính phí ngoài giờ dựa trên diện tích thuê

Cụ thể, phí ngoài giờ sẽ tính trên mỗi m2/giờ. Chẳng hạn, trong hợp đồng quy định, phí ngoài giờ là 0,05usd/m2, thì khi văn phòng bạn bạn tăng ca 1 giờ, diện tích thuê văn phòng là 100m2 thì tổng số phí phát sinh là 0.05x100x1= 5usd.

Nhiều tòa nhà có giá thuê tốt hơn cho các công ty thuê văn phòng với diện tích lớn, và phí ngoài giờ thuê văn phòng cũng vậy. Diện tích thuê văn phòng càng lớn, phí ngoài giờ sẽ thấp hơn so với các công ty thuê văn phòng với diện tích nhỏ hơn.

Tính phí ngoài giờ dựa theo văn phòng

Cách tính này khá đơn giản, tòa nhà sẽ tính phí theo văn phòng trên mỗi giờ làm việc ngoài khung giờ quy định trong hợp đồng. Chẳng hạn, tòa nhà sẽ thu phí 1 văn phòng mỗi giờ làm ngoài giờ là 500.000đ/văn phòng.

Cách này được khá nhiều tòa văn phòng áp dụng bởi cách tính đơn giản, mặt khác chủ đầu tư cũng lấy phí ngoài giờ để làm yếu tố thu hút doanh nghiệp đến thuê mặt bằng văn phòng. Phí ngoài giờ rẻ chính là 1 lợi thế quan trọng để các công ty cần thuê văn phòng cân nhắc có thuê dài lâu hay không.

Tính phí ngoài giờ dựa trên số thiết bị sử dụng

Theo cách này, phí ngoài giờ được tính trên số thiết bị văn phòng được sử dụng tại mỗi đơn vị thuê văn phòng. Nói cách khác, phí này được tính trên số giờ sử dụng tổ máy hay họng điều hòa dùng để làm mát diện tích cho thuê. Tổ máy hay còn gọi là FCU – Fan Coil Unit, phí ngoài giờ = số tiền x số tổ máy x số giờ làm thêm.

Một số lưu ý về chi phí ngoài giờ thuê văn phòng

Bạn hãy làm rõ mức phí này với chủ đầu tư ngay khi làm hợp đồng, nếu có thể hãy deal xuống một mức giá thấp hơn nếu công ty bạn thường xuyên phải làm thêm giờ. Chi phí ngày cần được quy định và ghi lại rõ ràng trong hợp đồng để tránh những khoản phát sinh khác mà tòa nhà yêu cầu bạn chi trả nhưng lại không hợp lý.

Ngoài ra, không phải tất cả các tòa nhà đều tính phí ngoài giờ. Nếu công ty bạn ít phải làm thêm giờ, một số tòa nhà văn phòng cho thuê có thể miễn cho bạn mức phí phát sinh này, có thể họ đã tính toán kỹ lưỡng trong giá cho thuê văn phòng, đã bao gồm phí ngoài giờ phát sinh. Việc tìm hiểu trước về các loại chi phí khi thuê văn phòng là rất cần thiết để tránh bất ngờ và đảm bảo rằng công ty của bạn có thể quản lý tài chính một cách hiệu quả. Bên cạnh đó, việc thương lượng và đàm phán với chủ đầu tư về mức phí ngoài giờ cũng là một cách để giảm chi phí cho công ty của bạn.

Ngoài phí ngoài giờ, các loại chi phí khác cần phải lưu ý khi thuê văn phòng bao gồm:

• Chi phí thuê văn phòng cố định hàng tháng
• Chi phí bảo trì và sửa chữa văn phòng
• Chi phí điện, nước và internet
• Chi phí dịch vụ hỗ trợ như bảo vệ, giám sát, tiếp tân và quản lý văn phòng
• Chi phí trang thiết bị văn phòng và nội thất

Việc tìm hiểu và quản lý các chi phí này cùng với phí ngoài giờ sẽ giúp công ty của bạn hoạt động hiệu quả và tiết kiệm được chi phí

Trên đây là một số thông tin về phí ngoài giờ thuê văn phòng bạn cần biết. Nếu đang tìm kiếm một văn phòng cho thuê hay băn khoăn về cách tính phí thuê văn phòng, bạn có thể liên hệ ngay với Sun Office để được hỗ trợ miễn phí và nhận trợ giúp thuê văn phòng đẹp với giá rẻ.

• Website: https://timvanphong.com.vn/
• Fanpage: https://www.facebook.com/Timvanphong.com.vn
• Hotline: 0968.382.682
• Địa chỉ: Tòa nhà CIC Tower, Trung Kính, Cầu Giấy, Hà Nội.