Những quy định của pháp luật về thuê văn phòng

Thuê văn phòng cũng có những luật định riêng mà doanh nghiệp cho thuê và doanh nghiệp đi thuê phải chấp hành. Vậy những quy định đó là gì, dưới đây Sun Office sẽ liệt kê những vấn đề xoay quanh quy định của pháp luật Việt Nam về văn phòng cho thuê và thuê văn phòng.

Quy định về cho thuê văn phòng

Kinh doanh cho thuê văn phòng thuộc nhóm ngành kinh doanh bất động sản, và là một trong 243 ngành nghề kinh doanh có điều kiện, đồng thời cũng là nhóm ngành thuộc vốn pháp định.

Quy định về cho thuê văn phòng ở Việt Nam

Luật doanh nghiệp năm 2014 quy định rõ, doanh nghiệp không phải chứng minh vốn khi thành lập doanh nghiệp hay bổ sung ngành nghề kinh doanh bất động sản, nhưng phải duy trì số vốn pháp định trong suốt thời gian kinh doanh. Cụ thể:

• Tổ chức, cá nhân kinh doanh bất động sản phải thành lập doanh nghiệp hoặc hợp tác xã (sau đây gọi chung là doanh nghiệp) và có vốn pháp định không được thấp hơn 20 tỷ đồng, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 điều này.
• Tổ chức, hộ gia đình, cá nhân bán, chuyển nhượng, cho thuê, cho thuê mua bất động sản quy mô nhỏ, không thường xuyên thì không phải thành lập doanh nghiệp nhưng phải kê khai nộp thuế theo quy định pháp luật.

Tham khảo thêm bài viết: Giải đáp về thuế và chi phí khi thuê văn phòng

Quy định pháp luật về cho thuê văn phòng

Căn cứ theo những quy định của pháp luật để bên thuê và bên cho thuê văn phòng thỏa thuận được các điều khoản, quy định, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong quá trình hợp tác giữa 2 bên. Việc này được quy chuẩn hóa bằng một bản Hợp đồng thỏa thuận tự nguyện giữa hai bên. Trong đó có những điều khoản hài hòa giữa lợi ích và quyền lợi của cả hai phía. Giữa doanh nghiệp và đơn vị chủ quản tòa nhà. Đây cũng sẽ là bằng chứng pháp lý quan trọng. Được lập ra theo quy định của Nhà nước và xử lý khi có tranh chấp.

Cần nắm rõ một số quy định về hợp đồng cho thuê văn phòng

Cả đơn vị đi thuê văn phòng và bên đại diện, tổ chức cho thuê văn phòng đều phải nắm được các quy định cơ bản dưới đây:

Quy định hợp đồng thuê văn phòng

Hợp đồng thuê văn phòng là một tài liệu quan trọng để đảm bảo quyền và nghĩa vụ của bên thuê và bên cho thuê văn phòng. Hợp đồng cần phải thể hiện đầy đủ các điều khoản và điều kiện của thỏa thuận thuê văn phòng, bao gồm thời hạn thuê, giá thuê, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên, quyền sử dụng và bảo vệ tài sản, các điều kiện khi kết thúc hợp đồng, v.v.

Hợp đồng thuê văn phòng nên được lập ra theo đúng quy định của pháp luật và bảo vệ cho cả bên cho thuê và bên thuê văn phòng. Trong trường hợp có tranh chấp phát sinh, hợp đồng thuê văn phòng sẽ được sử dụng làm căn cứ pháp lý để giải quyết tranh chấp. Bên cần phải thận trọng trong việc lựa chọn hợp đồng thuê văn phòng để đảm bảo quyền lợi của mình.

Quy định PCCC văn phòng cho thuê

Văn phòng cho thuê là một trong những đối tượng được kiểm tra nghiêm ngặt về PCCC. Theo quy định của pháp luật, các văn phòng cho thuê phải đảm bảo tiêu chuẩn phòng cháy chữa cháy. Điều này bao gồm việc trang bị hệ thống báo cháy tự động, trang bị bình chữa cháy đầy đủ và có lối thoát hiểm khi xảy ra sự cố cháy. Tất cả các hệ thống PCCC phải được kiểm tra và bảo trì định kỳ để đảm bảo tính hiệu quả và an toàn. Do đó, khi chọn văn phòng cho thuê, quý khách hàng cần kiểm tra kỹ các tiêu chuẩn PCCC để đảm bảo an toàn cho doanh nghiệp của mình.

Điều kiện kinh doanh cho thuê văn phòng

Các quy định liên quan về điều kiện kinh doanh cho thuê văn phòng

• Điều 119 và Điều 146 Nghị định số 181/2004/NĐ-CP về thi hành Luật Đất đai quy định. Hợp đồng cho thuê quyền sử dụng đất phải có chứng nhận của công chứng. Hợp đồng thuê quyền sử dụng đất có hiệu lực kể từ thời điểm đăng ký tại Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất.
• Theo Điều 149 Nghị định số 181/2004/NĐ-CP về trình tự, thủ tục đăng ký cho thuê quyền sử dụng đất. Bên cho thuê quyền sử dụng đất nộp 1 bộ hồ sơ gồm có: Hợp đồng thuê quyền sử dụng đất đã công chứng; Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.

Trong thời hạn không quá 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất có trách nhiệm thực hiện thủ tục đăng ký cho thuê quyền sử dụng đất. Vào hồ sơ địa chính và chỉnh lý giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đã cấp. Hoặc thực hiện thủ tục cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đối với trường hợp phải cấp mới giấy chứng nhận.

Những điều kiện kinh doanh dịch vụ cho thuê văn phòng cần phải biết

Trong đó có một số vấn đề cần lưu ý như “Có được sử dụng chung cư làm văn phòng kinh doanh hay được sử dụng nhà riêng làm văn phòng đại diện?…”. Những vấn đề cụ thể này đều được pháp luật quy định. Cụ thể:

Luật Nhà ở 2014 đã nghiêm cấm việc “sử dụng căn hộ chung cư vào mục đích không phải để ở”. Bên cạnh đó, tại khoản 11 Điều 6 Luật Nhà ở 2014 cũng quy định: “cấm sử dụng phần diện tích được kinh doanh trong nhà chung cư theo dự án được phê duyệt vào mục đích kinh doanh vật liệu gây cháy, nổ, kinh doanh dịch vụ gây ô nhiễm môi trường, tiếng ồn hoặc các hoạt động khác làm ảnh hưởng đến cuộc sống của các hộ gia đình, cá nhân trong nhà chung cư theo quy định của Chính phủ”. Nên đối với việc sử dụng nhà chung cư để ở làm văn phòng là không hợp pháp.

Tại khoản 7 Điều 80 Nghị định 99/2015/NĐ – CP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Nhà ở đã quy định: “Trường hợp trong giấy tờ đăng ký kinh doanh do cơ quan có thẩm quyền cấp có ghi sử dụng căn hộ chung cư làm địa điểm kinh doanh trước ngày Luật Nhà ở có hiệu lực thi hành thì tổ chức, hộ gia đình, cá nhân được cấp giấy tờ đăng ký kinh doanh này phải chuyển hoạt động kinh doanh sang địa điểm khác không phải là căn hộ chung cư trong thời hạn 6 tháng, kể từ ngày Nghị định này có hiệu lực thi hành”.

Theo Nghị định trên, kể từ 10-12-2015 các tổ chức, hộ gia đình, cá nhân nếu đã kinh doanh ở chung cư mục đích để ở thì phải chuyển hoạt động kinh doanh sang địa điểm khác không phải căn hộ chung cư trong 6 tháng. Sau ngày 10-6-2016, mọi hoạt động kinh doanh tại căn hộ chung cư được coi là trái quy định pháp luật.

Tham khảo chi tiết: Mẫu hợp đồng thuê văn phòng và những điều khoản cần lưu ý

Thủ tục cho thuê nhà làm văn phòng

Theo Thông tư 219/2013/TT-BTC, Nghị định 12/2014 và hướng dẫn tại Công văn 2697/CT-TTHT ngày 27/03/2015 của Cục thuế TP Hồ Chí Minh: Từ ngày 01/01/2015 Doanh nghiệp ký hợp đồng thuê nhà của cá nhân để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, nếu trong hợp đồng thuê có thỏa thuận bên đi thuê là người nộp thuế thì doanh nghiệp không cần lên cơ quan thuế để kê khai, mà được thực hiện như sau:

Thủ tục cho thuê nhà làm văn phòng đảm bảo hợp pháp

• Công ty có trách nhiệm khấu trừ 5% thuế GTGT và 5% thuế thu nhập cá nhân trên số tiền thuê nhà phải trả đã bao gồm thuế, thuế môn bài và nộp tiền thuế vào ngân sách nhà nước.
• Cá nhân cho thuê nhà không phải đề nghị cơ quan thuế cấp hóa đơn lẻ để xuất giao cho Công ty.
• Các hồ sơ chứng từ để công ty tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN gồm:
  • Hợp đồng thuê nhà.
  • Chứng từ thanh toán tiền.
  • Chứng từ khấu trừ thuế và nộp thuế
  • Nếu trong hợp đồng thỏa thuận rõ, bên đi thuê chịu những khoản thuế này, thì doanh nghiệp được đưa những khoản thuế này vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN.

Trên đây là những quy định, thông tin chi tiết về những quy định của pháp luật về thuê văn phòng được Sun Office tổng hợp từ nhiều nguồn thông tin tin cậy trên báo chí và văn phòng luật sư. Theo dõi các bài viết liên quan về pháp luật bổ ích khác tại:

• Hotline: 0968.382.682
• Website: https://timvanphong.com.vn   
• Fanpage: fb.com/Timvanphong.com.vn  
• Địa chỉ: Tầng 6, tòa nhà CIC Tower, Trung Kính, Cầu Giấy, Hà Nội