Trợ lý giám đốc là vị trí gì? Mô tả chi tiết nhiệm vụ công việc của Trợ lý giám đốc

Trợ lý giám đốc, hay còn gọi là Assistant Manager, là vị trí hỗ trợ đắc lực cho giám đốc trong việc quản lý và điều hành công việc. Trợ lý giám đốc thường làm việc trực tiếp với giám đốc, đóng vai trò là cầu nối giữa giám đốc và các phòng ban, bộ phận khác trong công ty. Để hiểu rõ hơn về vị trí này hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết sau nhé!

Trợ lý Giám đốc là vị trí gì?

Trợ lý giám đốc là người làm việc trực tiếp với ban lãnh đạo, hỗ trợ giám đốc trong việc đảm bảo các hoạt động hàng ngày của công ty diễn ra thuận lợi và hiệu quả. Trợ lý giám đốc không chỉ đảm nhận các nhiệm vụ hành chính như sắp xếp lịch họp, tổ chức các buổi gặp gỡ với khách hàng và đối tác, mà còn có thể thay mặt giám đốc đưa ra quyết định và ký kết các hợp đồng quan trọng khi cần thiết. 

Đây là vị trí quan trọng, đòi hỏi người đảm nhận phải có tầm nhìn, kinh nghiệm và khả năng giải quyết vấn đề nhạy bén trong mọi tình huống.

Mặc dù công việc của Trợ lý Giám đốc có thể bị nhầm lẫn với thư ký, nhưng ngoài việc xử lý sổ sách, sắp xếp lịch họp và các buổi gặp với khách hàng, đối tác, trợ lý giám đốc còn có thể thay giám đốc quyết định và ký kết các hợp đồng quan trọng khi cần thiết.

Trợ lý giám đốc là vị trí gì?

Vai trò của Trợ lý Giám đốc là gì?

Trợ lý Giám đốc đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa hiệu suất làm việc của giám đốc. Đây là vị trí nhân sự cấp cao, bao quát mọi công việc của tổ chức. Ngoài việc tổ chức, tham mưu, giao tiếp và ra quyết định, trợ lý giám đốc còn có trách nhiệm quản trị nhân sự, quản trị tài chính và bao quát tất cả công việc trong tổ chức.

Với việc tiếp cận nhiều thông tin bảo mật và quan trọng của doanh nghiệp, trợ lý giám đốc đối mặt với áp lực lớn. Do đó, vị trí này yêu cầu sự chuyên nghiệp và khả năng giải quyết vấn đề xuất sắc. Trợ lý giám đốc cũng có cơ hội học hỏi và cọ xát nhiều hơn trong các hoạt động hàng ngày của giám đốc, từ đó có cơ hội thăng tiến trong công việc.

Vai trò của trợ lý giám đốc

Nhiệm vụ của Trợ lý Giám đốc

Nhiệm vụ của Trợ lý Giám đốc có thể khác nhau tùy vào cơ cấu tổ chức và cấp bậc của giám đốc, nhưng một số công việc chính bao gồm:

• Hỗ trợ công việc hàng ngày: Thực hiện các công việc trong công ty theo yêu cầu của giám đốc, lên lịch trình, sắp xếp cuộc họp và gặp gỡ đối tác, khách hàng. Ngoài ra còn hỗ trợ giám đốc trong các chuyến công tác như sắp xếp lịch trình, đặt vé…
• Truyền đạt thông tin: Truyền đạt thông tin từ giám đốc đến các phòng ban và nhân sự trong công ty. Đánh giá kết quả nhân viên cho giám đốc.
• Hỗ trợ quản lý nhân sự: Hỗ trợ các công tác về nhân sự, văn hóa doanh nghiệp và tổ chức các buổi họp nội bộ. Xác định mục tiêu và kế hoạch nhân sự cho phòng ban.
• Tham mưu và ra quyết định: Đóng góp ý kiến, tham mưu cho giám đốc trong việc lập kế hoạch, xây dựng chiến lược và đưa ra các quyết định cấp bách khi giám đốc vắng mặt.

Mô tả công việc của trợ lý giám đốc

Phẩm chất & Kỹ năng cần có để ứng tuyển vị trí Trợ lý Giám đốc

Để đáp ứng được vị trí trợ lý giám đốc thì cần phải có những tố chất và kỹ năng như sau:

• Khả năng thích nghi: Trợ lý giám đốc phải đối mặt với nhiều tình huống khẩn cấp và rủi ro, đôi khi vượt ngoài giờ hành chính. Khả năng thích nghi và linh hoạt là yếu tố quan trọng để giải quyết kịp thời các vấn đề phát sinh.
• Kỹ năng tổ chức: Tổ chức công việc, sắp xếp văn phòng làm việc gọn gàng, ngăn nắp và biết sắp xếp thời gian công việc theo thứ tự ưu tiên.
• Làm việc độc lập: Khả năng làm việc độc lập, chủ động và có ý thức tự giác cao. Đôi khi, trợ lý giám đốc phải thay mặt giám đốc thực hiện các công việc lớn như giao tiếp và đàm phán với khách hàng.
• Kỹ năng tham mưu: Hỗ trợ giám đốc trong việc ra quyết định và đưa ra những chiến lược phát triển hợp lý, nên cần có khả năng phân tích và đánh giá thông tin
• Kỹ năng công nghệ: Sử dụng thành thạo máy tính và các phần mềm công nghệ hỗ trợ công việc. Cập nhật liên tục các công nghệ mới để tối ưu hóa hoạt động trong công ty.
• Khả năng ra quyết định độc lập: Khi giám đốc vắng mặt, trợ lý giám đốc phải có khả năng quán xuyến mọi thứ và ra quyết định độc lập.

Tố chất cần có của một trợ lý giám đốc

Học ngành gì để có thể ứng tuyển vị trí Trợ lý Giám đốc?

Hiện nay, tại các trường Cao đẳng và Đại học ở Việt Nam, chưa có ngành học nào đào tạo chuyên sâu về vị trí Trợ lý Giám đốc. Tuy nhiên, để trở thành một Trợ lý Giám đốc hiệu quả, bạn nên trang bị cho mình những kiến thức và kỹ năng, tham khảo một số ngành học như quản trị kinh doanh, quản trị nhân lực, ngành tài chính, ngôn ngữ…

Trợ lý Giám đốc là vị trí đầy thử thách nhưng cũng rất tiềm năng, đòi hỏi người đảm nhận phải có nhiều kỹ năng và tố chất để hỗ trợ hiệu quả cho giám đốc và góp phần vào sự phát triển của doanh nghiệp. Chúc bạn thành công với vị trí này!

Mọi tư vấn xin liên hệ:

• Website: https://timvanphong.com.vn/
• Fanpage: fb.com/Timvanphong.com.vn 
• Hotline: 0968.382.682
• Địa chỉ: Tòa nhà CIC Tower, Trung Kính, Cầu Giấy, Hà Nội.