Văn phòng đại diện là gì? Thủ tục mở văn phòng đại diện 2021

Với mục tiêu mở rộng kinh doanh và xúc tiến giới thiệu sản phẩm tới khách hàng ngoài trụ sở chính của doanh nghiệp, các doanh nghiệp thường lựa chọn sử dụng văn phòng đại diện hợp pháp. Tuy nhiên vẫn còn nhiều cá nhân và công ty chưa hiểu nhiều về văn phòng đại diện là gì? và những thủ tục mở văn phòng đại diện ra sao?… Hãy cùng theo dõi bài viết này của Sun Office để hiểu rõ hơn nhé.

Văn phòng đại diện là gì?

Căn cứ vào khoản 2 điều 45 luật doanh nghiệp 2014, Văn phòng đại diện (VPĐD) là: “đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.”

Sunoffice chia sẻ thông tin về văn phòng đại diện

Rất nhiều trường hợp thường mắc sai lầm khi nghĩ chi nhánh và văn phòng đại diện là như nhau. Tuy nhiên hai loại hình văn phòng này lại khác nhau cả về chức năng lẫn nhiệm vụ.

Chức năng của văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện được các công ty, doanh nghiệp lập ra với những mục đích như sau:

• Là nơi thực hiện chức năng của một văn phòng liên lạc.
• Văn phòng đại diện là nơi cung cấp thông tin, giúp doanh nghiệp tiếp cận thị trường và những đối tác mới.

Ngoài những chức năng trên thì văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh. Văn phòng đại diện cũng không được tự do ký các hợp đồng riêng. Các hoạt động tài chính cũng như nghĩa vụ của văn phòng đại diện luôn được doanh nghiệp đứng ra chịu trách nhiệm.

Doanh nghiệp nên cân nhắc việc mở văn phòng đại diện để tránh việc thực hiện kê khai thuế phức tạp. Những doanh nghiệp hoạt động kinh doanh ngành nghề dịch vụ như: du lịch, tư vấn, xây dựng thì việc mở văn phòng đại diện là một điều nên làm.

Khi khách hàng ký kết hợp đồng với văn phòng đại diện cũng cần hết sức lưu ý. Khi ký kết hợp đồng thì bên đối tác nên yêu cầu văn phòng đại diện xuất trình giấy ủy quyền hợp pháp từ phía doanh nghiệp.

Văn phòng đại diện có mã số thuế không

Theo quy định tại điểm c khoản 3 Điều 3 Thông tư 80/2012/TT-BTC: ” Các chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh  nghiệp có phát sinh nghĩa vụ thuế kê khai nộp thuế trực tiếp với cơ quan thuế;” Như vậy, văn phòng đại diện bắt buộc phải có mã số thuế.

Nghị định về văn phòng đại diện

Nghị định về văn phòng đại diện được sửa đổi mới nhất vào năm 2016. Nghị định được đặt tên là ”Quy định chi tiết luật thương mại về văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam” Nghị định được ban hành dựa vào căn cứ Luật Tổ chức Chính phủ ngày 19 tháng 6 năm 2015 và Luật Thương mại ngày 14 tháng 6 năm 2005.

Văn phòng đại diện phải nộp những loại thuế nào

Theo quy định của pháp luật, văn phòng đại diện không cần phải đóng thuế môn bài nếu tại đây không phát sinh các giao dịch thu – chi tiền, được phép thực hiện các giao dịch hành chính và xúc tiến thương mại. Mở văn phòng đại diện không phải nộp báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp hay thực hiện các nghĩa vụ về sổ sách kế toán. Trong trường hợp công ty mẹ yêu cầu văn phòng đại diện nộp báo cáo tài chính nội bộ thì văn phòng vẫn có thể tạo báo cáo tài chính. Lưu ý rằng văn phòng đại diện vẫn phải đăng ký mã số thuế.

Những loại thuế phải nộp khi thành lập văn phòng đại diện

Ngoài ra, đối với các nghĩa vụ kê khai, khấu trừ và nộp thuế thu nhập cá nhân, thuế nhà thầu khi chi trả lương thưởng nhân viên, phí dịch vụ cho đối tượng được chịu thuế thì văn phòng đại diện vẫn phải chi trả.

Như vậy, văn phòng đại diện không phải nộp thuế thu nhập doanh nghiệp nếu ở đây chỉ đơn thuần thực hiện các giao dịch hành chính, xúc tiến thương mại, hoạt động thu chi tiền diễn ra ở công ty mẹ hoặc văn phòng chi nhánh. Nếu có phát sinh giao dịch kinh doanh, thu chi tiền thì phải nộp thuế môn bài. Văn phòng đại diện phải chịu thuế thu nhập cá nhân do có chi trả lương, thưởng cho nhân viên.

Mức thuế môn bài văn phòng đại diện

Thuế môn bài được tính dựa trên vốn điều lệ (hay vốn đầu tư) của văn phòng đại diện đó. Theo luật định, có 3 mức thuế môn bài áp dụng cho văn phòng đại diện như sau:

• VPĐD có vốn điều lệ/vốn đầu tư trên 10 tỷ đồng thì phải đóng thuế môn bài bậc 1 ở mức 3 triệu đồng/năm.
• VPĐD có vốn điều lệ/vốn đầu tư dưới 10 tỷ đồng thì phải đóng thuế môn bài bậc 2 ở mức 2 triệu đồng/năm
• VPĐD khác đóng thuế môn bài ở mức 1 triệu/năm (bậc 3, áp dụng cho cả chi nhánh, địa điểm kinh doanh, đơn vị sự nghiệp hay các tổ chức kinh tế)

Nếu văn phòng đại diện được thành lập trong thời gian là 6 tháng đầu năm thì mức thuế phải nộp vẫn là cả năm. Nếu VPĐD được thành lập trong 6 tháng cuối năm thì phải nộp thuế môn bài là 50% cho mức thuế cả năm. Nếu người nộp thuế sản xuất hay kinh doanh được không kê khai những lệ phí môn bài thì bắt buộc phải đóng lệ phí cả năm, không phân biệt là 6 tháng đầu năm hay 6 tháng cuối năm.

Nếu văn phòng đại diện nộp đơn về việc tạm ngừng kinh doanh trong cả năm thì không phải nộp thuế cho cả một năm.

Thuế thu nhập cá nhân của văn phòng đại diện

Thủ tục và nộp thuế thu nhập cá nhân được thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 16 Thông tư số 156/2013/TT-BTC ngày 6/11/2013 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Quản lý thuế và Nghị định số 83/2013/NĐ-CP.

Hồ sơ kê khai thuế cho cá nhân Việt Nam mà văn phòng đại diện cần chuẩn bị bao gồm:

1. Tờ khai khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (Mẫu 02/KK-TNCN) (Theo Thông tư 156/2013/TT-BTC)
2. Bảng kê chi tiết thu nhập thường xuyên.
3. Mẫu đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh (Mẫu 16/ĐK-TNCN) (theo Thông tư 156/2013/TT-BTC) (Nếu có) kèm hồ sơ chứng minh

Theo quy định tại Điều 24, Điều 25 Thông tư số 111/2013/TT-BTC ngày 15/8/2013 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện Luật thuế Thu nhập cá nhân, Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật thuế Thu nhập cá nhân và Nghị định số 65/2013/NĐ-CP thì bên cạnh việc nộp thuế môn bài,VPĐD có trách nhiệm khấu trừ, kê khai, nộp thuế thu nhập cá nhân đối với phần thu nhập từ tiền công, tiền lương của nhân viên VPĐD.

Thuế TNCN được áp dụng cho từng đối tượng lao động, cách tính như sau:

• Tính theo biểu thuế lũy tiến từng phần: Đối với cá nhân cư trú ký hợp đồng lao động (HĐLĐ) có thời hạn từ 3 tháng trở lên;
• Khấu trừ 10%: Dành cho cá nhân ký HĐLĐ có thời hạn dưới 3 tháng hoặc không ký HĐLĐ;
• Khấu trừ 20%: Đối với cá nhân không cư trú thường là người nước ngoài.

Các công thức cần nhớ để tính thuế TNCN:

• Thu nhập chịu thuế = Tồng thu nhập – Các khoản miễn thuế
• Thu nhập tính thuế = Thu nhập tính thuế – Các khoản giảm trừ
• Thuế TNCN = Thu nhập tính thuế * Thuế suất (lũy kế, thu nhập tính thuế càng cao thì thuế suất càng lớn)

Căn cứ vào các loại giấy tờ giảm trừ gia cảnh, thu nhập thường xuyên thì thuế TNCN của từng nhân viên sẽ được tính chính xác. VPDD sẽ phải kê khai thuế TNCN theo luật định.

Như vậy Sun Office vừa cung cấp một số thông tin về thuế liên quan đến văn phòng đại diện. Hy vọng bài viết cung cấp thông tin hữu ích cho bạn. Nếu bạn còn băn khoăn hay cần tư vấn thêm về việc mở văn phòng đại diện, tìm văn phòng cho thuê để mở văn phòng đại diện thì có thể liên hệ ngay với Sun Office để được hỗ trợ tốt nhất nhé!

Hạch toán kế toán văn phòng đại diện

Việc hạch toán của văn phòng đại diện là phụ thuộc vào doanh nghiệp. Việc hạch toán kế toán văn phòng đại diện không có lựa chọn nào khác ngoài hình thức hạch toán phụ thuộc.

Tất cả các tờ khai về lệ phí môn bài, thuế môn bài, kê khai thuế môn bài của văn phòng đại diện đều được công ty mẹ thực hiện.

Hướng dẫn thủ tục thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam

Phí thành lập văn phòng đại diện

• Lệ phí khi đăng ký thành lập văn phòng đại diện trực tiếp là 100.000 VNĐ
• Sau khi nộp hồ sơ cho cán bộ tiếp nhận, họ sẽ kiểm tra hồ sơ xem có đầy đủ giấy tờ theo quy định hay không? nếu đã đầy đủ, họ sẽ tiếp nhận hồ sơ và cấp Giấy biên nhận cho doanh nghiệp

Đối với đăng ký trực tuyến, bạn thực hiện tải và điền đầy đủ thông tin theo yêu cầu tại Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia.

Mẫu quyết định thành lập văn phòng đại diện

Về Mẫu quyết định thành lập văn phòng đại diện, hiện nay chưa có mẫu quy định cụ thể về văn bản này, nhưng khi soạn thảo mẫu quyết định thành lập văn phòng đại diện cần có các nội dung:

• Quốc hiệu tiêu ngữ: Đây là phần không thể thiếu trong quyết định;
• Ngày, tháng, năm ban hành quyết định;
• Tên quyết định và nội dung của quyết định.
• Nội dung quyết định gồm các thông tin: Tên văn phòng đại diện; địa chỉ văn phòng đại diện; ngành, nghề đăng ký hoạt động; họ tên người đứng đầu văn phòng đại diện;…
• Người ra quyết định ký tên.

Dưới đây là một Mẫu quyết định thành lập văn phòng đại diện năm 2021 bạn có thể tham khảo:

Mẫu quyết định thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam

Thủ tục mở văn phòng đại diện tại Việt Nam

Thủ tục mở văn phòng đại diện tại Hà Nội:

• Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ, thông báo về việc lập văn phòng đại diện tại Hà Nội.
• Bước 2: Người đại diện được công ty ủy quyền nộp hồ sơ theo quy định tại Phòng đăng ký kinh doanh trên địa bàn Hà Nội.
• Bước 3: Phòng đăng ký kinh doanh nơi bạn nộp hồ sơ tại Hà Nội sẽ chịu trách nhiệm thực hiện kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ.

(Những giấy tờ cần thiết khi chuẩn bị hồ sơ tương tự như phần thủ tục mở văn phòng đại diện nói chung).

Thủ tục mở văn phòng đại diện tại Hồ Chí Minh:

• Bước 1: Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo quy định tại thành phố Hồ Chí Minh.
• Bước 2: Doanh nghiệp đến nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh trên địa bàn thành phố ( Từ 7 giờ 30 phút đến 11 giờ 30 phút các buổi sáng từ thứ 2 đến thứ 7 hàng tuần).
• Bước 3: Phòng Đăng ký kinh doanh kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ.
• Bước 4: Phòng đăng ký kinh doanh sẽ hẹn bạn ngày và giờ nhận kết quả

(Những giấy tờ cần thiết khi chuẩn bị hồ sơ tương tự như phần thủ tục mở văn phòng đại diện nói chung).

Thủ tục mở văn phòng đại diện ở tỉnh khác:

Thủ tục mở văn phòng đại diện tại những tỉnh khác sẽ tương tự như việc mở văn phòng đại diện tại Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh. Bạn cần lưu ý chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và tiến hành nộp hồ sơ theo như hướng dẫn ở những mục phía trên. Địa điểm nộp hồ sơ tại Phòng đăng ký kinh doanh ở địa phương mà bạn thành lập văn phòng đại diện.

Thủ tục mở văn phòng đại diện tại nước ngoài:

Dưới đây là những thủ tục mở văn phòng đại diện tại nước ngoài:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ:

• Thông báo về việc lập văn phòng đại diện ở nước ngoài.
• Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện hoặc giấy tờ tương đương.

Bước 2: Nộp hồ sơ:

Doanh nghiệp phải gửi thông báo về việc chính thức thành lập văn phòng đại diện ở nước ngoài đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đã đăng ký để bổ sung thông tin về văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong vòng 30 ngày làm việc.

Người đại diện theo pháp luật gửi trực tiếp thông báo về việc đăng ký hoạt động văn phòng đại diện tới Phòng Đăng ký kinh doanh. Hoặc qua mạng điện tử theo quy trình trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

Thủ tục mở văn phòng đại diện tại nước ngoài

Thủ tục đóng cửa văn phòng đại diện:

Để chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện thì doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ như sau:

• Thông báo về việc chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện.
• Quyết định của doanh nghiệp về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện
• Danh sách chủ nợ cũng như số nợ chưa thanh toán. Trong đó bao gồm cả nợ thuế của chi nhánh và nợ tiền đóng bảo hiểm xã hội;
• Danh sách người lao động và quyền lợi tương ứng hiện hành của người lao động;
• Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện;
• Con dấu của chi nhánh, văn phòng đại diện (nếu có).
• Giấy đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký hoạt động
• Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đầu tư

Thủ tục sau khi thành lập văn phòng đại diện

Đối với hồ sơ hợp lệ sẽ được phê duyệt sau khoảng 3 ngày làm việc. Khi đó, doanh nghiệp sẽ được nhận Giấy chứng nhận đăng ký thành lập văn phòng đại diện với nộp hồ sơ bằng bản giấy. Nếu nộp hồ sơ trên cổng điện tử với doanh nghiệp không sử dụng chữ ký số, người đại diện doanh nghiệp phải mang hồ sơ bản cứng đến văn phòng đăng ký kinh doanh để nhận Giấy chứng nhận.

Kết quả khách hàng nhận được khi thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện:

• Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện;
• Hồ sơ nội bộ để lưu tại văn phòng đại diện;
• Dấu của Văn phòng đại diện (nếu có nhu cầu khắc con dấu);
• Tư vấn các thủ tục sau thành lập văn phòng đại diện.

Trong tường hợp hồ sơ không đầy đủ hoặc không hợp lệ, doanh nghiệp bạn sẽ được nhận thông báo để bổ sung hồ sơ theo đúng quy định.

Khi nhận giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của VPĐD, doanh nghiệp phải nộp thuế môn bài là 1.000.000đ/năm/văn phòng đại diện.

Thành lập chi nhánh

Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp kể cả chức năng đại diện theo uỷ quyền. Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải phù hợp với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp. (Theo Khoản 1 điều 45 Luật doanh nghiệp năm 2014 quy định)

Thành lập văn phòng đại diện hay chi nhánh thì tốt hơn

Chức năng và quyền của chi nhánh công ty

Khác với văn phòng đại diện, chi nhánh có con dấu và được quyền ký kết các hợp đồng kinh tế, đóng dấu của chi nhánh công ty. (bởi chi nhánh có chức năng đại diện theo ủy quyền). Cũng bởi vậy mà chi nhánh có nhiều quyền hơn văn phòng đại diện, cụ thể là:

• Có quyền giao dịch kinh doanh, mua bán hay hoạt động thương mại phát sinh doanh số, lợi nhuận. Được ra quyết định sử dụng tài chính để mua trang thiết bị phục vụ hoạt động kinh doanh sinh lời dưới sự đồng ý của giám đốc chi nhánh và người đại diện pháp luật của công ty ủy quyền
• Được mở tài khoản ngân hàng riêng, có thể hạch toán doanh thu, chi phí riêng tại chi nhánh hoặc phụ thuộc vào doanh nghiệp
• Các hoạt động kinh doanh tại chi nhánh được điều hành bởi giám đốc chi nhánh khi được người đại diện doanh nghiệp ủy quyền. Bất cứ khi nào người đại diện công ty cũng có thể dừng ủy quyền, chính vì vậy, mọi hoạt động kinh doanh, giao dịch của chi nhánh đa số đều dưới sự cho phép của doanh nghiệp.

Như vậy, văn phòng đại diện và chi nhánh về cơ bản khác nhau ở quyền và nghĩa vụ. Nếu như chi nhánh có quyền thực hiện các hoạt động kinh doanh sinh lời, có thể mở tài khoản ngân hàng và hạch toán riêng thì văn phòng đại diện lại không được phép làm thế.

Để biết chính xác việc nên hay không mở văn phòng đại diện/chi nhánh văn phòng, bạn cần xác định văn phòng mới được thành lập nhằm mục đích gì, chỉ để đại diện doanh nghiệp hay hoạt động kinh doanh sinh lời. Trả lời được câu hỏi đó bạn sẽ biết được mình nên mở chi nhánh, VPĐD hay không.

Trên đây là những thông tin cần thiết về văn phòng đại diện cho doanh nghiệp. Hy vọng các bạn đã hiểu rõ hơn về văn phòng đại diện, thủ tục để thành lập văn phòng đại diện… Cũng như những quy định về văn phòng đại diện bạn nên biết.

• Website: https://timvanphong.com.vn/
• Fanpage: https://www.facebook.com/Timvanphong.com.vn
• Hotline: 0968.382.682
• Địa chỉ: Tòa nhà CIC Tower, Trung Kính, Cầu Giấy, Hà Nội.